Sağlık Bakanlığı 2009/45 nolu genelgeye açıklık getirdi buna göre il bazında stok havuzlarının oluşturulması tıbbi sarf malzemesi, ilaç, serum, anti serum, aşı, her türlü ortez ve protez ve benzeri malların İl Stok Havuzu Ve İhtiyaçların Karşılanmasıkonusunda İl Sağlık Müdürlüklerinin Merkezi Birim Kurmaları zorunlu olduğu belirtildi.
İlgi Konulu Sağlık Bakanlığı Açıklaması...……….. VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
İlgi: 23/07/2009 tarihli ve 2009/45 sıra nolu Genelge.
Bilindiği üzere ilgi genelge ile döner sermayeli kurumlarımızın kaynaklarını daha etkin ve verimli kullanmalarını sağlamak amacıyla satın alma işlemleri ve stok yönetimi kapsamında bir takım düzenlemeler yapılmıştır.
Bu kapsamda Bakanlığımıza bağlı sağlık kurum ve kuruluşlarında bulunan ihtiyaç ve stok fazlası tıbbi sarf malzemesi, ilaç, serum, anti serum, aşı, her türlü ortez ve protez ve benzeri malların “İl Stok Havuzu” şeklinde değerlendirileceği ve bu hususun takibi için her ilde Sağlık Müdürlükleri bünyesinde Stok Koordinasyon Ekiplerinin oluşturulması,
Ayrıca döner sermaye kaynaklarından 2010 yılı ve sonrası yıllar ihtiyaçları için yapacakları tıbbi sarf malzemesi, ilaç, serum, anti serum, aşı, ortez, protez gibi ve benzeri alımlarında; toplu olarak yapılacak çerçeve anlaşmaların (çerçeve anlaşmalarla satın alınması uygun olanların) uygulanmasının zorunlu hale getirildiği belirtilerek bu süreçleri takip etmek üzere “Merkezi Satın Alma Birimleri”nin oluşturulması talimatlandırılmıştır.
Bu doğrultuda gerek “Stok Koordinasyon Ekibi” tarafından yürütülecek olan stok yönetimi ve Malzeme Kaynakları Yönetim Sistemi uygulamaları gerekse “Merkezi Satın Alma Birimleri” tarafından gerçekleştirilecek işlemler ile çerçeve sözleşme uygulamalarına ilişkin mevzuat ve bilgilendirme eğitimi 04-05-06 Ağustos 2009 tarihlerinde Ankara’da gerçekleştirilmiştir.
Yapılan eğitime katılan katılımcılardan alınan geri bildirimler çerçevesinde ilgide kayıtlı genelge ile ilgili olarak uygulama birliğinin sağlanması ve yorum farklılıklarının giderilmesi amacıyla aşağıdaki açıklamaların yapılmasında fayda görülmüştür.
1. İlgi genelge ile getirilen düzenlemeler genel bütçe kaynaklarından yapılacak alımları kapsamamaktadır.
2. İlgi genelge ile bilindiği üzere Bakanlığımıza bağlı sağlık kurum ve kuruluşlarının döner sermaye kaynaklarından 2010 yılı ve sonrası yıllar ihtiyaçları için yapacakları tıbbi sarf malzemesi, ilaç, serum, anti serum, aşı, ortez, protez gibi ve benzeri alımlarında; toplu olarak yapılacak çerçeve anlaşmaların (çerçeve anlaşmalarla satın alınması uygun olanların) uygulanması zorunlu tutulmuştu. İl Sağlık Müdürlükleri ile Bölge Hıfzısıhha Enstitüsü Müdürlükleri sunmuş oldukları hizmet bağlamında ihtiyaç duyacakları tıbbi sarf malzemesi, ilaç, serum, anti serum ve aşı gibi benzeri alımlarını da istedikleri takdirde toplu yapılacak çerçeve anlaşmaya konu edebileceklerdir.
3. Ağız ve Diş Sağlığı Merkezlerinin (bundan sonra ADSM olarak ifade edilecektir.) ihtiyaçları ise ilde bulunan diğer hastanelerin ihtiyaçları için çıkılacak toplu çerçeve anlaşmaya konu edilebileceği gibi sadece ADSM’lere özgü ihtiyaçlar için ayrı bir toplu yapılacak çerçeve anlaşmaya da konu edilebilir. İlde sadece tek bir ADSM varsa ise, çerçeve anlaşma bu ADSM tarafından da yapılabilir. Bu durumda ihale yetkilisi ADSM’nin Baştabibidir. Ancak birkaç tane ADSM var veya diğer hastanelerinde bazı alımları ADSM tarafından yapılacak çerçeve anlaşmaya konu edilecekse bu durumda çerçeve anlaşma, ilgi genelge doğrultusunda verilen yetki çerçevesinde kurulacak olan Merkezi Satın Alma Birimleri tarafından yapılacaktır.
4. İl genelgede de belirildiği üzere çerçeve anlaşmalarda teklif çıkmayan ihtiyaçlar, diğer ihale usulleri uygulanarak kurumların kendileri tarafından karşılanabilecektir.
5. Her ne kadar ilgi genelge de sadece kurumlarımızın 2010 yılı ve sonrası yıllar ihtiyaçları için yapacakları tıbbi sarf malzemesi, ilaç, serum, anti serum, aşı, ortez, protez gibi ve benzeri alımlarında; toplu olarak yapılacak çerçeve anlaşmaların (çerçeve anlaşmalarla satın alınması uygun olanların) uygulanması zorunlu tutulsa da;
İl Sağlık Müdürlüklerinin, Makamdan alınan 21/03/2007 tarihli ve B.10.0.SGB.0.81.00.01/20–2985 sayılı Onay çerçevesinde, il bazında Bakanlığımıza bağlı tüm döner sermayeli işletmelerin veya birkaç işletmenin tıbbî cihaz, tıbbî sarf malzemesi, ilaç ve büro malzemeleri gibi merkezî olarak satın alınmasında fayda görülen mal alımları ile hizmet alımlarının, ihtiyaç duyulması halinde bedelleri her döner sermaye işletmesinin kendi bütçesinden karşılanmak kaydıyla toplu olarak yapılabilmesi noktasında limite bağlı olmaksızın ihaleye çıkabilme, ihaleleri tasdik ve ihalelerle ilgili sözleşme yapma yetkilerinin olduğunun ve bu yetkilerinin devam ettiğinin hatırlatılmasında fayda görülmüştür. Kısacası İl Sağlık Müdürlüklerinin ilgi genelgede belirtilmeyen diğer mal ve hizmet alımları içinde il düzeyinde toplu alıma çıkabilecekleri unutulmamalıdır.
6. İlgi genelgede il düzeyinde toplu olarak yapılacak olan çerçeve anlaşmaların uygulanması hususunda; Makamdan alınan 21/03/2007 tarihli ve B.10.0.SGB.0.81.00.01/20–2985 sayılı Onay çerçevesinde, limite bağlı olmaksızın ihaleye çıkabilme, ihaleleri tasdik ve ihalelerle ilgili sözleşme (çerçeve anlaşma) yapma yetkisinin “81 İl Sağlık Müdürü”nde olduğu, İl Sağlık Müdürleri bu yetkilerini il içerisinde satın alma kapasitesi yeterli bir hastane “Baştabibi”ne devredebileceği belirtilmişti. Bazı İl Sağlık Müdürlüklerinin bu yetkilerini genelge doğrultusunda ilde bulunan bir kuruma devrettikleri gözlemlenmiştir. Her ne kadar ilgi genelge doğrultusunda yetki devri yapılmış olsa da, genelge ile getirilen düzenlemelerin il düzeyinde yürütülmesinde İl Sağlık Müdürlerinin sorumluluğunun devam ettiği unutulmamalıdır.
Bu doğrultuda yetki devri yapılan hastanelere yeteri kadar personel desteğinin sağlanması, ihtiyaç tespit komisyonu, teknik şartname hazırlama komisyonu ve ihale komisyonu oluşturulmasında (Başta uzman üye olmak üzere gerekli personel görevlendirmelerinin İl Sağlık Müdürlüklerince yapılması) bu hastanelere İl Sağlık Müdürlüklerince yeteri kadar desteğin sağlanması çerçeve anlaşma sürecinin başarıyla sonuçlandırılmasında önem arz etmektedir.
7. Bilindiği üzere çerçeve anlaşmanın il düzeyinde yapıldığı durumlarda, çerçeve anlaşmadan yararlanacak olan her bir idare tarafından çerçeve anlaşma kapsamında ayrı münferit sözleşmeler yapılabilinmektedir. Bu doğrultuda münferit sözleşmelere ilişkin tüm iş ve işlemler ile münferit sözleşme kapsamında alınan malların bedelinin ödenmesi işlemleri, çerçeve anlaşma yapan İl Sağlık Müdürlüğü veya yetki devri yapılan hastane tarafından değil münferit sözleşmeyi yapan kurumun bizzat kendisi tarafından yapılacaktır.
8. Anılan eğitimden alınan geri bildirimlerde çerçeve anlaşmalar yapıldıktan sonra merkezi satın alma birimlerinin görevinin sona ereceği yönünde bir görüşün hâkim olduğu gözlemlenmiştir. Anılan birimlerin görevi bilakis çerçeve anlaşma imzalandıktan sonra artarak devam etmektedir. Şöyle ki çerçeve anlaşma süresince çerçeve anlaşma imzalanan isteklilerinin oniki ayda bir yapılacak olan yeterliliklerinin tespiti, kurumlar tarafından yapılacak münferit sözleşmelerin takibi (özellikle fiyat ve alınan miktarların), istekli sayısının herhangi bir nedenle üçün altına indiğinde çerçeve anlaşmanın fesh edilmesi, iki kez teklif vermeyen veya geçerli teklif vermeyenlerin takibi ve mevzuat gereği yapılması gereken diğer işlemler bu birim tarafından yapılması gerekmektedir. Bu doğrultuda bu birimin sürekliliğinin sağlanması ve münferit sözleşme yapan kurumlarla sürekli olarak irtibat halinde olması gerekmektedir.
9. Bilindiği üzere ilgi genelgede; genelge ekinde yer alan listede isimleri belirtilen ve 2008 yılı itibarıyla 2.500.000-TL. veya daha altında geliri olan Bakanlığımıza bağlı kurumların, bundan sonra tıbbi sarf malzemesi, ilaç, serum, anti serum, aşı, ortez, protez gibi teşhis ve tedaviye yönelik mal ihtiyaçlarını İl Sağlık Müdürlüklerinin belirleyeceği hastane veya ADSM’den temin edeceği belirtilmişti. Anılan kurumlar genelgenin yayımlandığı tarihten itibaren genelgede belirtilen istisnai durumlar hariç kesinlikle anılan mallar için piyasadan alıma çıkmayacaklardır. Yine anılan kurumlar toplu yapılacak çerçeve anlaşmaya kesinlikle taraf olmayacaklardır. Başka bir deyişle bu kurumlar yapılacak çerçeve anlaşma kapsamında münferit sözleşme yapmayacaklardır. Bu kurumlar anılan ihtiyaçlarını İl Sağlık Müdürlüklerinin belirleyeceği hastane veya ADSM’den temin edeceklerdir. Bununla birlikte bu kurumlar Bakanlığımıza bağlı diğer kurumlardan ihtiyaç ve stok fazlası olan ürünleri kendileri almaya devam edebileceklerdir. İl Sağlık Müdürlüklerinin belirlediği hastane veya ADSM’ler ise kendilerine bağlanan kurumlarında ihtiyaçlarını gözeterek ihtiyaç tespitini ve alımlarını yapacaklardır.
10. İlde tek bir ADSM var ise, bu ADSM’de ilgi genelge ekinde belirtilen kurumların arasında ise, bu ADSM ihtiyaçlarını kendi karşılayabilecektir. Bu konuda yetki İl Sağlık Müdüründedir.
Bilgilerinizi ve konunun iliniz dâhilindeki Bakanlığımıza bağlı tüm döner sermayeli kurum ve kuruluşlarına duyurulması hususunda gereğini önemle rica ederim.
Prof. Dr. Nihat TOSUN
Bakan a.
Müsteşar V.
DAĞITIM:
Gereği: Bilgi:
81 İl Valiliğine Teftiş Kurulu Başkanlığına
İç Denetim Birimi Başkanlığına
Tedavi Hizmetleri Genel Müdürlüğüne
Temel Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğüne