Akdeniz Sağlık

DÖRDÜNCÜ KISIM
Muhafazasına Lüzum Kalmayan ve İmha Edilecek Malzeme, Ayıklama ve İmha Komisyonları
İmha İşlemine Tabi Tutulmayacak Malzeme:
Madde 28- Cari işlemlerde fiilen rolü bulunan, saklanmaları belli sürelerde kanun ve diğer mevzuatla tayin olunanlar (özel mevzuat hükümlerine göre lüzumlu görülenler) ile herhangi bir davaya konu olan malzeme 29 uncu maddede sayılan malzeme içerisinde yer almış dahi olsalar, malzemede belirtilen süre ve mevzuatın tayin ettiği zaman sınırı içerisinde ve/veya davanın sonuçlanmasına kadar ayıklama ve imha işlemine tabi tutulamazlar.
İmha Edilecek Malzeme :
Madde 29- İmha edilecek malzeme, aşağıda gösterilmiştir.
Şekli ne olursa olsun her çeşit tekit yazıları,
Elle, daktilo ile veya bir başka teknikle yazılmış her çeşit müsveddeler,
Resmi veya özel her çeşit zarflar,( tarihi değeri olanlar hariç),
Adli ve idari yargı organları ile PTT ve diğer resmi kuruluşlardan gelen ve genellikle bir ihbar mahiyetinde bulunan alındı , tebliğ ve her çeşit kağıtlar, PTT’ ye zimmet karşılığında verilen evrakın (koli, tel, adi ve taahhütlü zarf ve benzeri) kayıt edildiği zimmet defterleri ve havale fişleri,
Bilgi toplamak amacıyla yapılan ve kesin sonucu alınan yazışmalardan geriye kalanlar (anket soru kağıtları, istatistik formları, çeşitli cetvel ve listeler, bunlara ait yazışmalar ve benzeri gibi hazırlık dokümanları,
Aynı konuda bir defa yazılan yazıların her çeşit kopyaları ve çoğaltılmış örnekleri,
Esasa taalluk etmeyip, sadece daha önce belirlenmiş bir sonucun alınmasına yarayan her türlü ara yazışmalar,
Bir örneği takip veya saklanılmak üzere, ilgili ünite, daire, kurum ve kuruluşlara verilmiş her çeşit rapor ve benzerlerinin kopyaları,
Ünite, daire, kurum ve kuruluşlar arasında yapılan yazışmalardan, ilgili ünite, daire, kurum ve kuruluşta bulunan asılları dışındakilerin tamamı,
Bir ünite, daire, kurum ve kuruluş tarafından yazılan ve diğer ünite, daire, kurum ve kuruluşlara sadece bilgi maksadı ile gönderilen tamim, genelge ve benzerlerinin fazla kopyaları, aslı ilgili ünite, daire ve kuruluşlarda bulunan raporlar ile ilgili mütalaaların, diğer ünite ve kuruluşlarda bulunan kopya ve benzerleri,
Dış kuruluşlardan bilgi için gelen rapor, bülten, sirküler, broşür, kitap ve benzeri basılı evrak ve malzeme ile her türlü süreli yayından ve basılı olmayan malzemeden, kütüphane ve dokümantasyon ünitelerine mal edilenler dışında kalanlar, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen kitap, broşür, sirküler, form ve benzeri ile mevzuat veya form değişikliği sebebi ile kullanılmayan basılı evrak ve defterlerden elde tutulacak örnekler dışındakilerin tamamı,
Demirbaş, mefruşat ve benzeri talepler ile ilgili olarak yapılan yazışmalardan sonucu alınan ve işlemi tamamlanmış yazışmaların fazla kopyaları,
İşlemi tamamlanmış bütçe teklif yazılarının fazla kopyaları,
Çalışma raporlarının fazla kopyaları,
Yanlış havale ve sevk sebebiyle, ilgili evrak için yapılan her türlü yazışmalar,
Kanun, tüzük ve yönetmelik icabı, belli bir süre sonra imhası gereken şifre, gizli emir, yazı ve benzeri, ilgili mevzuat hükümlerine göre belli saklanma sürelerini doldurmuş bulunan yazışmalar,
İsimsiz, imzasız ve adresi bulunmayan dilekçe, ihbar ve şikayetler,
Bilgi için gönderilmiş yazılar, müteferrik işler meyanında, kesin bir sonuç doğurmayan her türlü yazışmalar,
Personel devam defter ve çizelgeleri, izin onayları, izin dönüşü bilgi verme yazıları, hasta sevk formları,
İmtihan duyuruları, başvurular, imtihan tutanakları, imtihan yazılı kağıtları, imtihan sonuç yazıları ve duyuru cetvelleri,
Görev talepleri ve cevap yazıları, işleme konmamış (hıfz edilmiş) başvurular ve yazılar,
Daireler arası müteferrik yazışmalar, vatandaşlarla olan müteferrik yazışmalar,
Vatandaşlardan gelen istek, teklif, teşekkür yazıları ve cevapları,
Davetiyeler, bayram tebrikleri ve benzerleri,
İstifade edilmesi, onarılması ve yeniden yerine konması mümkün olmayan evrak ve benzerleri,
Her türlü cari işlemlerde aktüalitesini kaybetmiş olup, değersiz oldukları takdir edilenler,ile,
Yukarıda, genel tarifler içerisinde sayılanlar dışında kalıp da, bürokratik gelişmeler sonucunda, zamanla kendiliğinden teşekkül eden evrak ve vesaik ile benzerlerinden delil olma vasfı taşımayan, hukuki ve ilmi kıymeti bulunmayan, muhafazasına lüzum görülmeyenlerin imhasına Bakanlık, taşra ve Hudut ve Sahiller Sağlık Genel Müdürlüğü ile Refik Saydam Hıfzıssıhha Merkezi Başkanlığı bünyesinde kurulacak “Ayıklama ve İmha Komisyonları”nca karar verilir.
Ayıklama ve İmha:
Madde 30- Bakanlık, taşra ve bağlı kuruluşlar (Hudut ve Sahiller Sağlık Genel Müdürlüğü, Refik Saydam Hıfzıssıhha Merkezi Başkanlığı) elinde bulunan, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin ayıklama ve imhası, kurum arşivlerinde kendilerince yapılır. Bu hizmet yerine getirilirken, eski yıllara ait malzemenin ayıklanmasına öncelik verilir.
Kurum arşivi ayıklama ve imha komisyonları, çeşitli sebeplerle, zamanında kurum arşivine intikal ettirilmemiş olup, muhafazasına lüzum kalmamış malzemeyi ilgili birim arşivinde ayıklama ve imha işlemine tabi tutup, arşivlik malzemeyi kurum arşivine intikal ettirirler.
Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Teşkili :
Madde 31- Kurum arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için, arşiv hizmet ve faaliyetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu birim amirinin veya kurum arşiv sorumlusunun başkanlığında, kurum arşivinden görevlendirilecek iki memur ile, malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili daire veya ünitenin amiri tarafından görevlendirilecek hizmetlerde bilgi ve tecrübe sahibi iki temsilciden teşkil olunacak 5 kişilik bir “Kurum Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu” kurulur. Bakanlık taşra ve bağlı kuruluşlar (Hudut ve Sahiller Sağlık Genel Müdürlüğü, Refik Saydam Hıfzıssıhha Merkezi Başkanlığı) bünyesinde, kütüphane ve dokümantasyon hizmetleri yer almışsa, bu hizmetlerin sorumlusu veya sorumluları da, bu komisyona tabii üye olarak katılırlar.
Taşra;
Taşra Arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemi için, birim hizmetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu ünite amirlerinin başkanlığında, varsa birim arşiv sorumlusu ve birim arşivinden görevlendirilecek bir memur, yoksa bu işlerde görevlendirilmiş sorumlu kişi ile malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili daire veya ünitenin amiri tarafından görevlendirilecek kamu idaresi ve evrak yönetimi konusunda bilgi ve tecrübe sahibi iki temsilciden teşkil olunacak 5 veya 4 kişilik bir “Ayıklama ve İmha Komisyonu” kurulur. Yeterli personelin olmaması halinde, bu komisyon en az 3 kişiden teşkil olunur.
Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Yetki ve Sorumlulukları :
Madde 32- Kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin imhası, ayıklama ve imha komisyonlarının nihai kararı ile yapılır. (36. madde hükmü saklıdır.)
Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Çalışma Esasları :
Madde 33 - Ayıklama ve İmha Komisyonları, her yılın Mart ayı başında çalışmaya başlar. Komisyonlar kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen malzemelerle, ayıklanması o yıla devredilmiş malzemeleri ayıklamaya tabi tutarlar.
Komisyonlar üye tam sayısı ile toplanır ve kararlarını oy çokluğu ile alır. Oyların eşit çıkması halinde söz konusu malzemenin muhafazasına karar verilmiş sayılır.
İmhası reddedilen malzeme sonraki yıllarda ilgili komisyonlarca yeniden gözden geçirilir.
BEŞİNCİ KISIM
İmha İşlemleri:
Ayıklama ve Tasnif :
Madde 34 - Ayıklama ve imha komisyonlarınca ayıklanan ve imhasına karar verilen malzeme, özelliklerine göre, birimi, yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası, imha edileceği yıl, dosya planı esas olmak üzere ayrılır ve tasnif edilir.
İmha Listesinin Düzenlenmesi :
Madde 35 - İmha edilecek malzeme için bunların özelliğine göre, teşekkül ettiği birim, yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası ve dosya planı esas alınmak üzere iki nüsha olarak imha listesi hazırlanır. İmha listesi, ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır.
Ancak 29. maddede belirtilen malzemeler örneklerini saklamak suretiyle, tür ve yılları gösteren imha listeleri ile imhaya tabi tutulabilir.
İmhası ret edilen evrak ve malzeme, ileride ilgili komisyonlarca yeniden gözden geçirilebilir. İmha Listelerinin Kesinlik Kazanması :
Madde 36 - Kurum Arşivlerinde hazırlanan imha listeleri, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün görüşü alındıktan sonra Bakanlığın Onayını müteakip kesinlik kazanır.
Taşra, bölge ve yurtdışı arşivlerinde hazırlanan imha listeleri kurum arşivinin uygun görüşü alındıktan sonra, ilgili birimin en üst amirinin Onayını müteakip kesinlik kazanır.
İmha Şekilleri :
Madde 37 - İmha aşağıdaki esaslara göre yapılır. İmha edilecek malzeme, başkaları tarafından görülüp okunması mümkün olmayacak şekilde özel makinelerle kıyılarak, kağıt ham maddesi olarak kullanılmak üzere değerlendirilir.
Özelliği gereği imha şekli kendi mevzuatında belirlenmiş malzemenin imhası hakkında ilgili mevzuat hükümleri uygulanır.
İmha Edilecek Malzemenin Ayıklanması:
Madde 38- İmha edilecek malzeme iğne, raptiye, tel gibi madeni kısımlardan ve karbon kağıtlarından ayıklanır. Kullanma imkanı bulunan klasör ve dosyalar ayrılır.
İmha Tutanağı:
Madde 39- İmha işlemi, düzenlenecek iki nüsha tutanakla tespit edilir. Bu tutanak, ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır.
İmha Liste ve Tutanaklarının Saklanması ve Denetleme:
Madde 40 - İkişer nüsha olarak hazırlanan imha listeleri ve tutanakları, bunlarla ilgili yazışma ve onaylar, aidiyetleri göz önünde bulundurularak gruplandırılır. Bu nüshalardan birincisi birim, ikincisi kurum arşivinde muhafaza edilir. Listeler, denetime hazır vaziyette 10 yıl süreyle saklanır.
Kurum ve Birim Arşivleri Arasında İş Birliği :
Madde 41 - Birimler ve Hudut ve Sahiller Sağlık Genel Müdürlüğü ile Refik Saydam Hıfzıssıhha Merkezi Başkanlığı Arşivleri ayıklama ve imha işlemlerinde tereddüt ettikleri konularda, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünden görüş talep ederler.
ALTINCI KISIM
Kurum ve Birim Arşivleri Arasında İşbirliği ve Münasebetler :
Kanuni Dayanak :
Madde 42- Bu Yönetmelik 16.05.1988 gün ve 19816 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik” hükümlerine göre hazırlanmıştır.
Yürürlükten Kaldırılan Hükümler :
Madde 43- Bu Yönetmelikten önceki Yönerge, Genelge ve Yönetmelikler yürürlükten kaldırılmıştır. Ancak 13.01.1983 gün ve 17927 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Yataklı Tedavi Kurumları İşletme Yönetmeliği ekinde yer alan “Yataklı Tedavi Kurumları Merkezi Tıbbi Arşiv Yönergesi” yürürlüktedir. EK MADDELER
Ek Madde 1- Elektronik ortamlarda teşekkül eden bilgi ve belgelerden arşiv malzemesi özelliği taşıyanların kaydını önlemek ve devamlılığını sağlamak amacıyla bir kopyası cd, disket veya benzeri kayıt ortamlarına aktarılmak suretiyle muhafaza edilir.
Bu tür malzemelerin muhafazası tasnif, devir v.b arşiv işlemlerinde diğer tür malzemeler için uygulanan hükümler uygulanır.
Eski Harfli Türkçe (Osmanlıca) Arşiv Malzemesi:
Ek Madde 2- Bakanlık elinde bulunan eski harfli Türkçe (Osmanlıca) belgeler ayıklama ve tasnif işlemlerine tabi tutulmaksızın mevcut düzeni içerisinde öncelikle Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilir.”
Faaliyet Raporu :
Ek Madde 3- Bakanlık, yıl içindeki arşiv faaliyetleri ile ilgili bilgileri “Arşiv Hizmetleri Faaliyet Raporu” (Ek-6) ile, müteakip takvim yılının Ocak ayında Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne gönderir.
YEDİNCİ KISIM
Yürürlük :
Madde 44 - Bu Yönetmelik hükümleri, yayımı tarihinde yürürlüğe girer.
Yürütme :
Madde 45 - Bu Yönetmelik hükümlerini Sağlık Bakanı yürütür