Akdeniz Sağlık

……………VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)

GENELGE
2008 / 42

Bilindiği üzere 01.01.2003 tarihinden itibaren kamu alımlarında 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu hükümlerine göre hareket edilmektedir. 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 2 nci maddesinin (a) bendi ile döner sermayeli kuruluşlar da Kanun kapsamına alınmıştır.
4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanununa ilişkin bütün mevzuatı, standart ihale dokümanlarını ve tip sözleşmeleri hazırlamak, geliştirmek ve uygulamayı yönlendirmek Kamu İhale Kurumu’nun görevleri arasında yer almaktadır. Bu nedenle öncelikle kurumlarımızın döner sermaye kaynaklarından yapacakları alımlarda, anılan Kanunlarla birlikte Kamu İhale Kurumunca çıkartılan ikincil mevzuat hükümlerine göre hareket etmeleri gerekmektedir. Söz konusu mevzuata Kamu İhale Kurumunun www.kik.gov.tr sitesinden ulaşılabilinmektedir.
Bununla birlikte her ne kadar ihalelerde uygulamayı yönlendirme görevi Kamu İhale Kurumuna verilmiş olsa da, Bakanlığımıza bağlı kurum ve kuruluşların döner sermaye kaynaklarından yapmış oldukları ihalelerde uygulamada karşılaşılan sorunların giderilmesi ve kurumlarımız arasındaki uygulama birliğinin sağlanması amacıyla aşağıda belirtilen hususların açıklanmasında fayda mülahaza edilmiştir.
I– GENEL ESASLAR
a) 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nu ve 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu ile bu kanunlara dayanılarak çıkartılmış ikincil mevzuatın sağlıklı bir şekilde uygulanmasının en önemli unsurlarından biri, kurumlarımızda satın alma birimlerinin kurulması ve bu birimlerde yeteri kadar idari, mali, teknik ve sağlık konularında bilgi ve deneyim sahibi personelin görevlendirilmesidir. Ayrıca bu birimlerde görevlendirilen personele, Valilik veya İl Sağlık Müdürlüğünün koordinatörlüğünde ihale mevzuatı hususunda eğitim verilmesi gerekmektedir.
b) 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 5 inci maddesinde; ihalelerde açık ihale usulü ve belli istekliler arasında ihale usulünün temel ihale usulü olduğu belirtilmiştir. Diğer taraftan anılan Kanunda, özel durumlarda ihtiyaçların temel ihale usulleri ile karşılanmasının mümkün olmadığı haller dikkate alınarak, ihtiyaçların teminindeki gecikmelerin önlenmesi amacıyla idarelerin duruma uygun hareket edebilme konusunda yetkilendirilmesi anlayışı benimsenmiş, 21 ve 22 nci maddelerde sayılan hallerin gerçekleştiği durumlarda pazarlık usulü ve doğrudan temin uygulanarak alım yapılabilme imkânı sağlanmıştır.
Belirtilen temel yaklaşıma uygun olarak öncelikle ihtiyaçların karşılanmasında açık ihale usulü ve belli istekliler arasında ihale usulünün uygulanması, Kanunun 21 ve 22 nci maddesinde belirtilen hallerin gerçekleştiği durumlarda ise, pazarlık usulüyle veya doğrudan temin yöntemiyle ihtiyaçların karşılanması gerekmektedir.
Ayrıca temel ihale usullerindeki ihale süreçlerinin uzun olması da dikkate alınarak, ihtiyaç duyulan mal veya hizmet alımlarına mümkün olan en kısa sürede başlanılması gerekmektedir.
c) Birkaç istekli tarafından karşılanması mümkün olan ihtiyaçların kısmi teklife açık olarak (kalem kalem ) ihale edilmesi (örneğin ilaç, serum, tıbbi sarf malzemeleri, demirbaş ve gaz alımları gibi), kit karşılığı cihaz edinme ihaleleri gibi gruplandırılabilecek ihtiyaçların temininde ise grup halinde ihaleye çıkılması hususuna dikkat edilmesi gerekmektedir.
d) Eşik değerlerin veya parasal limitlerin altında kalmak ya da uygulama yönetmeliklerinde yer alan bazı hükümlerin aşılabilmesi amacıyla, mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin kısımlara bölünerek yapılmaması gerekmektedir
e) Birim fiyat üzerinden teklif alınan ihalelerde birim fiyat teklif mektubu eki cetvelde; iş kaleminin adı, birimi ve miktarının ayrıntılı olarak idare tarafından doldurulmak suretiyle, ihale dokümanına eklenmesi gerekmektedir. Birim fiyat teklif mektubu eki cetvelde yüklenici kârı ile sözleşme gideri ve genel giderler ayrı bir iş kalemi olarak gösterilmeyecek, teklif edilen birim fiyatların yüklenici kârı ile sözleşme gideri ve genel giderler dâhil fiyatlar olduğu kabul edilecektir.
f) İhale dokümanlarında işin başlama ve bitiş tarihleri ile çalışılacak gün sayılarının tereddüde yer vermeyecek şekilde açıkça belirtilmesi gerekmektedir.
g) Aşırı düşük teklif sorgulamalarında ve değerlendirmelerinde ihtilaflara neden olmamak için, aşırı düşük teklif sorgulamasında değerlendirmeyi etkileyecek önemli bileşenler belirlenerek herhangi bir ayrım ve eşitsizliğe yer vermeden açıklama istenmeli ve verilen bilgi ve belgelere göre değerlendirme yapılmalıdır.
h) Uygulama Yönetmeliklerinde idarelerin, belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini isteyecekleri belirtilmiştir. Adayların veya isteklilerin istenen belgelerin aslı yerine, ön yeterlik veya ihaleden önce idare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şerh düşülen ve aslı kendilerine iade edilen belgelerin suretlerini teklif veya başvurularına eklemeleri mümkün olduğundan adaylar ve istekliler tarafından yapılacak bu yöndeki taleplerin idarenin yetkili personelince karşılanması zorunludur. Ayrıca ihalelerde bu belgelerin kabul edilmesi gerekmektedir.
i) Kamu İhale Kurulu’nun 19.10.2006 tarihli ve 2006/UM.Z-2539 sayılı Kararında; “…Ancak, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 21 inci maddesi gereğince en az üç isteklinin davet edilmesi asgari şart olup, davet edilmeyen isteklilere ihale dokümanı satılamayacağına ve davet edilmeyen isteklilerin ihaleye katılamayacaklarına ilişkin engelleyici bir hüküm bulunmamaktadır. İhalenin Kanunun 21/b maddesine göre yapılmasında amaç ihale sürecini kısaltarak ihtiyaç olan malzemelerin kısa sürede alınmasıdır. Burada en az üç isteklinin davet edilmesi daha fazla isteklinin davet edilmeyeceği veya davet edilmeyen firmaların ihaleye katılamayacakları anlamına gelmemektedir. Bu nedenle, rekabetin sağlanması açısından; pazarlık usulü ile yapılan ihalelerde de, ihale dokümanı satın almak isteyen tüm isteklilere ihale dokümanı satılması uygun olacaktır…” ibaresi yer aldığından, yapılacak ihalelerde bu hususa dikkat edilmesi, rekabetin artırılması açısından büyük önem arz etmektedir.
A. Harcama Yetkilisi/İhale Yetkilisi
Sağlık Bakanlığına Bağlı Sağlık Kurumları İle Esenlendirme (Rehabilitasyon) Tesislerine Verilecek Döner Sermaye Hakkındaki 209 Sayılı Kanun Gereğince İşletme, İdare Ve Muhasebe İşlerine Dair Yönetmelik’in 8 ve 9 uncu maddelerinde; her kurumun idaresinin il sağlık müdürü veya müdür veyahut bir baştabibe tevdi olunacağı ile il sağlık müdürü veya kurum müdürü (Rehabilitasyon, Hıfzıssıhha Enstitüsü, Huzurevi, Kreş ve Gündüz Bakımevi gibi kurumlarda) veyahut baştabibin birinci derecede imza selahiyetine haiz en büyük ita amiri olduğu belirtilmektedir.
01/05/2007 tarihli ve 26509 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Döner Sermayeli İşletmeler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin Tanımlar başlıklı 3 üncü maddesinde Harcama Yetkilisi; “Bütçe ile ödenek tahsis edilen her bir işletmenin en üst yöneticisini veya anılan görevi yürütmekle görevlendirilen kişiyi” ifade eder şeklinde; 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun Tanımlar başlıklı 4 üncü maddesinde ise, İhale Yetkilisi; “İdarenin, ihale ve harcama yapma yetki ve sorumluluğuna sahip kişi veya kurulları ile usulüne uygun olarak yetki devri yapılmış görevlilerini” ifade eder şeklinde tanımlanmıştır.
Yukarıda yer alan hükümlerden de anlaşılacağı üzere, Bakanlığımıza bağlı döner sermayeli işletmelerimizin en üst idarecileri olan il sağlık müdürü veya kurum müdürü veyahut baştabibi söz konusu işletmelerimizin aynı zamanda harcama yetkilisi ve ihale yetkilisidir. Bununla birlikte işletmelerimizde, her ne kadar harcama yetkilisi ve ihale yetkilisi yukarıda belirtilen idareciler olsa da; ilgili mevzuatı uyarınca, Bakan, üst yönetici, yetkili kurul, komisyon ve benzeri yetkili kişi veya kurulların önceden izin veya onayına tabi iş ve işlemlerde, söz konusu izin ve onaylar alındıktan sonra harcama sürecine başlanılacağı hususu unutulmamalıdır.
Harcama yetkilileri harcama yetkisini, Döner Sermayeli İşletmeler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 9 uncu maddesi hükümleri çerçevesinde; yardımcılarına, yardımcısı olmayanlar ise hiyerarşik olarak bir alt kademedeki yöneticilere, kısmen veya tamamen devredebilirler.
Toplu Alım Yetkisi
4/1/1961 tarihli ve 209 sayılı “Sağlık Bakanlığına Bağlı Sağlık Kurumları İle Esenlendirme (Rehabilitasyon) Tesislerine Verilecek Döner Sermaye Hakkındaki Kanun”un 3 üncü maddesinde; “…Döner sermayeli işletmelerin tıbbî cihaz, tıbbî sarf malzemesi, ilaç ve büro malzemeleri gibi merkezî olarak satın alınmasında fayda görülen mal alımları ile hizmet alımları, bedelleri her döner sermaye işletmesinin kendi bütçesinden karşılanmak kaydıyla toplu olarak yapılabilir. Bu durumda ita amirliği Sağlık Bakanlığınca belirlenir…” şeklinde yer alan hüküm ile toplu alım yapma imkânı getirilmiştir.
Mezkûr Kanun hükmü doğrultusunda;
Bakanlık Makamı’ndan alınan 21/03/2007 tarihli ve B.10.0.SGB.0.81.00.01/20–2985 sayılı Onay ile; İl bazında Bakanlığımıza bağlı tüm döner sermayeli işletmelerin veya birkaç işletmenin tıbbî cihaz, tıbbî sarf malzemesi, ilaç ve büro malzemeleri gibi merkezî olarak satın alınmasında fayda görülen mal alımları ile hizmet alımlarının, ihtiyaç duyulması halinde bedelleri her döner sermaye işletmesinin kendi bütçesinden karşılanmak kaydıyla toplu olarak yapılabilmesi için 81 İl Sağlık Müdürüne, limite bağlı olmaksızın ihaleye çıkabilme, ihaleleri tasdik ve ihalelerle ilgili sözleşme yapma yetkisi verilmiştir.
İl Sağlık Müdürlerine verilen bu yetki mutlak bir yetki olmayıp, bu yetkinin ihtiyaç hâsıl olması halinde ve mezkûr Kanun hükmünde zikredilen amaç doğrultusunda merkezi olarak satın alınmasında fayda görülen mal ve hizmet alımları için kullanılması gerekmektedir. Bu nedenle toplu alım kararlarının, İl Sağlık Müdürünün başkanlığında toplu alım yoluyla ihtiyaçlarının karşılanması düşünülen kurumların ihale yetkilileri ile yapılacak toplantı sonucunda alınmasının daha uygun olacağı düşünülmektedir.
Toplu alımların öncelikle;
 Satın alma işlemlerini gerçekleştirecek yeterli nitelik ve sayıda personeli olmayan, alım miktarlarının az olması nedeniyle ihaleye katılımın düşük veya hiç olmadığı kurumların ihtiyaçlarının giderilmesi,
 İl bazında belirli bir standart dâhilinde kullanılması veya sunulması gereken mal ve hizmet alımları,
 Her bir kurumun ihtiyacı doğrultusunda alım miktarı düşük olduğu için isteklilerin teklif vermediği veya gerekli rekabet ortamının sağlanamadığı, buna mukabil alım konusu ihtiyaçların birleştirilmesi halinde gerekli rekabetin sağlanacağı ve daha az maliyetlerle temin edilebileceği düşünülen ihtiyaçların giderilmesi için,
yapılmasının daha uygun olacağı düşünülmektedir.
Diğer taraftan;
1) İhtiyaçların ve yaklaşık maliyetin gerçekçi bir şekilde tespit edilmesi,
2) Mal alımlarında teknik şartnamelerin ihtiyaçları karşılanan kurumlardan katılacak ve alım konusu işin uzmanı olan kişilerden oluşturulacak komisyonlar marifetiyle hazırlanması,
3) Hizmet alımlarının teknik şartnamelerinde ihtiyacı karşılanan her bir kurumun fiziki yapısı ve ihtiyaçlarının göz önünde bulundurulması,
4) Teknik şartnamelerin rekabeti engelleyici nitelikte hazırlanmaması,
5) İhalelerin mümkün olduğunca kısmi teklife açık olarak yapılması, kısmi teklife açık olarak yapılacak alımlarda bazı küçük kurumların ihtiyaçlarının giderilememesi durumu ortaya çıkabileceğinden bu kurumlarımızın ihtiyaçlarının birleştirilerek veya gruplandırılarak karşılanması,
6) Sözleşme sürecinde toplu alımla karşılanan ihtiyaçların zamanla artması veya azalması söz konusu olabileceğinden ihalelerin birim fiyat teklif alma suretiyle yapılması,
7) Teslim alma, muayene-kabul, hak edişlerin ödenmesi, garanti, bakım-onarım ve diğer tüm hususlara ihale dokümanlarında yer verilmesi ve bu konuda gerekli özen ve dikkatin gösterilmesi, toplu alımlarda hedeflenen amaca ulaşmada büyük önem arz etmektedir.
Mezkûr kanun hükmünde de açıkça zikredildiği üzere, toplu alımlarda alım konusu mal veya hizmet bedellerinin her döner sermaye işletmesinin kendi bütçesinden karşılanması gerekmektedir. Bu nedenle yükleniciler tarafından sözleşme ediminin yerine getirilmesi sonucunda yapılacak ödemelere ilişkin tahakkuk işlemlerinin, toplu alımla ihtiyacı karşılanan her bir döner sermaye işletmesinin gerçekleştirme memurlarınca yapılması, ödeme belgelerinin ise, her bir döner sermaye işletmesinin harcama yetkilisi tarafından onaylanması gerekmektedir.
B. Eşik Değer
Döner Sermaye kaynaklı yapılacak alımlarda eşik değer olarak, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 8 inci maddesinin (b) bendi için belirlenen ve her yıl Kamu İhale Kurumunca güncellenen parasal değer esas alınacaktır.
C. İhale Dokümanları
1. İhale dokümanlarının hazırlanmasında; Kamu İhale Kurumunca yayımlanan tip şartnamelerin, tip sözleşmelerin, standart formların ve diğer dokümanların dipnotlarında yer alan açıklamaların da dikkate alınması gerekmektedir.
2. İsteklilerin ihaleye teklif verebilmeleri için ihale dokümanını satın almaları zorunludur. İhale doküman bedelinin dokümanın basım maliyetini aşmayacak ve rekabeti engellemeyecek bir şekilde belirlenmesi gerekmektedir.
3. Kanun, Uygulama Yönetmelikleri ve diğer mevzuat ile belirlenmiş olan kurallar üzerinde idarenin değiştirme ve kaldırma gibi herhangi bir yetkisi bulunmamaktadır. (Örneğin: İş deneyim belgesi olarak ihale veya ön yeterliğin ilk ilan tarihinden geriye doğru son beş yılda yapılan işler kabul edileceği mevzuat ile düzenlendiği halde bu süre üzerinde değişiklik yapılarak son iki yıl, son üç yıl gibi düzenlemeler yapıldığı görülmektedir.) İhale dokümanı düzenlenirken sadece idarenin yetkisinde olan hususlarda düzenleme yapılması gerekmektedir.
4. İdarece hazırlanan ihale dokümanlarına hazırlayanların ad-soyad ve unvanlarının açıkça yazılarak imzalanması ve bu belgelere tarih atılması gerekmektedir.
5. İhale ve/veya ön yeterlik dokümanında, referans belgesinin zorunlu belge olarak istenilmemesi, kesinlikle yeterlilik değerlendirilmesinde kullanılmaması, referans belgesi yerine ilgili mevzuatın öngördüğü iş deneyim belgesinin istenilmesi gerekmektedir.
6. İhale ve ön yeterlik dokümanının, ilk ilanın yayımlandığı gün isteklilerin görebileceği ve satın alabileceği halde hazır bulundurulması gerekmektedir.
7. İlaç, sarf malzemesi gibi birkaç istekli tarafından teklif sunulabilecek ihalelerde, ihale dokümanının her bir kalemine ayrı ayrı teklif verilebilecek şekilde düzenlenmesi gerekmektedir.
8. Teknik şartnamelerin kurulacak komisyon tarafından iyi bir araştırma yapılarak, herhangi bir marka, model veya firmayı tarif eder nitelikte olmamasına, rekabeti engelleyici unsurlar taşımamasına ve kurumun ihtiyacına cevap verecek özelliklere sahip olmasına dikkat edilerek hazırlanması gerekmektedir.
D. İş Deneyim Belgeleri
İhalelerde isteklilerden istenen iş deneyim belgeleri ihalelerin (özellikle hizmet alımı ihalelerinin) sonuçlandırılmasında büyük önem arz etmektedir. Bu nedenle, iş deneyim belgelerinin düzenlenmesinde azami özen gösterilmesine, firmalar tarafından hazırlanan iş deneyim belgelerinin idarece incelenmeden doğrudan doğruya onaylanmamasına, talep edilen iş deneyim belgesinin gerekli incelemeler yapıldıktan sonra onaylanmasına, hazırlanan belgelerde sözleşme konusu işin tanımının ve sözleşme tutarının doğru yazılmasına, firmanın ticaret sicil gazetesindeki unvanının kısaltma yapılmadan tam olarak yazılmasına, ticaret sicil numarasının ve bağlı olduğu ticaret odasının adının açıkça gösterilmesine, tarih ve sayı verilmesine dikkat edilmesi gerekmektedir.
E. İlanlar
1. Şartları oluşmadan düzeltme ilanlarının yapılmaması ve zeyilname düzenlenmemesi; düzeltme ilanlarının yapılması ve zeyilname düzenlenmesi hususunda 4734 sayılı Kanunun 26 ncı ve 29 uncu maddelerinde belirtilen süre ve esaslara dikkat edilmesi gerekmektedir.
2. İhale ve/veya ön yeterlik ilanları hazırlanırken Kanunda belirtilen zorunlu hususların tamamının bulunup bulunmadığına ve ihale dokümanında olmayan hususlara ilanda yer verilmemesine dikkat edilmesi gerekmektedir.
3. İhale ve/veya ön yeterlik ilanlarının yayımlanmasında Kanunda belirtilen sürelere, nerelerde ve kaç defa yayımlanması gerektiğine dikkat edilmesi gerekmektedir.
F. Teminatlar
İsteklilerce ihaleye sunulan teklif dosyası içerisindeki geçici teminat mektuplarının gerek görüldüğünde, kesin teminat mektuplarının ise mutlaka teyitlerinin yapılması gerekmektedir.
Bazı isteklilerce idareyi yanıltmak maksadıyla kesin teminat mektubunun renkli fotokopisinin idareye verildiği, idare ile banka arasında yapılan teyit yazışmalarından ve sözleşme imzalandıktan sonra aslının bankaya iade edildiği tespit edildiğinden; teyit yazılarında, bankanın istekli adına idareye hitaben vermiş olduğu teminat mektubunun geçerlilik süresinden önce bankaya (istekli tarafından) geri iade edilmesi durumunda, ilgili bankanın bu teminatı işlemden kaldırmak üzere kabul etmeden önce idareye bilgi vermesinin istenmesi gerekmektedir.
G. İlaç Alımları
1- Bilindiği üzere kurumlarımız tarafından yapılan ilaç ihalelerine sadece ecza depoları ile ihaleye çıkılan ürünlerin imalatçı veya ithalatçı firmaları girebilmektedir. İlaç fiyatları ise, Bakanlığımız tarafından belirlenmektedir. Bu nedenle ilaç ihalelerinde ihale sonucu oluşan fiyatların Bakanlığımız tarafından belirlenen Depocu Azami Satış Fiyatlarının üzerinde olmamasına dikkat edilmesi,
Bununla birlikte ilaç ihalelerinde genellikle depocu azami satış fiyatlarından yüksek oranda indirim yapılarak teklif verildiği gözlemlendiğinden, tekliflerin değerlendirilmesinde diğer kurumlarca yapılan ihale bedellerinin de araştırılmasında fayda mülahaza edilmektedir.
2- İlaç ihalelerine sadece ecza depoları ile ihaleye çıkılan ürünlerin imalatçı veya ithalatçı firmalarının ihaleye girebileceği, ilaç ambalajlarının hastane ambalajı olması, etken maddesi aynı olan ilaçların muadillerinin kabul edileceği, ayrıca ilaç kutu ve ambalajlarındaki fiyat kupürünün üzerine gelecek şekilde, ihaleyi alan firma tarafından büyük harflerle kırmızı renkte ve okunabilir puntoda; (miadı yaklaşan ilaçların değiştirilmesinde sorun olmaması için kurum ismi belirtilmeden) “İHALE MALIDIR SATILAMAZ” ibaresinin yazılması ve fiyat kupürlerinin delinmiş olarak teslim edileceği yolundaki hükümlerin şartnamelere konulması gerekmektedir.
3- Kurumlarımız tarafından yapılan ilaç alımları ile ilgili olarak Ecza Depolarından alınan geri bildirimlerde; tüketilecek ilaç miktarlarının sağlıklı bir şekilde planlanmadığı, sağlıksız planlama nedeniyle tüketilmeyen ilaçların miatlarının dolmasına yakın bir sürede ihale dokümanı hükümleri çerçevesinde tekrar tekrar (bazen alınan miktarın tamamı veya %90’ının) değiştirilmesinin istendiği, bu durumunda kaynak israfına neden olduğu bildirilmektedir.
Bu nedenle ilaç alımlarında önceki yıllar tüketim miktarları da göz önüne alınarak sağlıklı bir ihtiyaç planlamasının yapılması ve gereksiz yere ihtiyacın üzerinde alım yapılmamasına dikkat edilmesi gerekmektedir.
H. İlave İş veya İş Eksilişi
4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu’nun 24 üncü maddesine göre öngörülemeyen durumlarda sözleşme kapsamında ilave işlerin veya iş eksilişinin yapılması mümkün olabilmektedir. Ancak mal veya hizmet alımlarında, ilave işlerin veya iş eksilişinin yapılabilmesi için ihalelerin mutlaka birim fiyat teklif almak suretiyle yapılması gerekmektedir.
İ. Diğer Hususlar
1. 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu uyarınca yapılması gereken tebligatların elden veya iadeli taahhütlü olarak posta yoluyla yapılması zorunludur. Ayrıca yapılan tebligatlara ilişkin bilgi ve belgelerinde ihale işlem dosyasına konulması gerekmektedir.
2. İdarelerin temizlik ve yemek hizmet alımı ihalelerine malzemeli veya malzemesiz olarak çıkabilme serbestîsi bulunmakta olup, bu konuda idarelerin maliyet, teminde kolaylık, verimlilik ve sair etkenleri göz önünde bulundurarak kapsamlı bir analiz yapmak suretiyle ihale şekline karar vermesi önem arz etmektedir.
3. Kit alımı ile birlikte cihaz edinme ihalelerinin 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu hükümlerine uygun olarak gerçekleştirilmesi, idare ile yüklenici arasında hukuki sorunların yaşanmaması ve tekliflerin gerçekçi olarak oluşturulması için Kamu İhale Genel Tebliğinde konuya ilişkin yapılan açıklamalara dikkat edilmesi gerekmektedir.
4. Teknik şartnamede yer alan teknik kriterler, kesin sayılar ile ifade edilmek yerine “en az .......” , “en çok ......” v.b. şeklinde yer almalıdır. Bu şekilde belirlenecek teknik kriterlerin ise, kurum ihtiyaçlarına cevap verecek şekilde belirlenmesine dikkat edilmesi gerekmektedir.
5. Şartnamelerin alım konusu cihazın verimliliğini ve fonksiyonelliğini sağlamaya yönelik olması gerekmektedir.
6. Yanlış değerlendirme yapılarak, ihalenin idari veya teknik şartname koşullarını sağlamayan istekli üzerinde bırakılmaması veya idari ve teknik şartnameyi sağlamasına karşın bazı tekliflerin değerlendirme dışı bırakılmaması için;
• İdari şartnamedeki hükümler konusunda, idarelerin ihale komisyonu dâhil ihale sürecinde yer alan tüm görevlilerinin ilgili mevzuat hakkındaki bilgileri artırılmalıdır.
• Tekliflerin teknik şartnameye uygunluğu ihale sırasında değerlendirilecek ise ihale dokümanı buna uygun düzenlenmelidir.
• Teklifler ile birlikte teklif edilen ürünün teknik şartnameye uygunluğunu göstermek üzere herhangi bir katalog, teknik doküman veya numune istenmemekte ise, ihale aşamasında bu konuda bir değerlendirme yapılmaması gerekmektedir.
• Teknik şartname, sübjektif değerlendirmeye yol açmayacak şekilde gerekli teknik kriterlere yer verilerek hazırlanmalıdır.
• İhale dokümanında istenilen şartları sağlamayan teklifler ihtiyacı karşıladığı gerekçesiyle kabul edilmemelidir.
7. Teknik şartnamelerde “tercih nedenidir” veya benzeri ifadelerin kullanılmaması, bunun yerine fiyat dışı unsurların, ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesinde dikkate alınması gerekmektedir.
8. Numune istenecek ihalelerde, teknik şartnameler numunelerin değerlendirilmesine ilişkin düzenlemeler içermelidir. Kısacası numunenin ne şekilde verileceği ile nasıl bir değerlendirmeye tabi tutulacağı ihale dokümanında belirtilmelidir. Numune alınması ve denenmesine ilişkin tüm işlemler tutanak ile belgelenmelidir.
9. İhale aşamasında cihazın çalışmasına ilişkin demonstrasyon yapılacak ise, koşulları ihale dokümanında belirtilmeli, tüm işlemler için tutanak düzenlenmelidir.
10. Tekliflere ilişkin her türlü değerlendirme, ihale komisyonu tarafından yapılmalıdır.
11. Teknik şartnamelerde “tekliflerin hazırlanmasına” veya “tekliflerin verilmesine” ilişkin hükümlere yer verilmemelidir.
12. İdari şartnamelerin düzenlenmesi sırasında ihale işlemlerinin etkin bir şekilde sürdürülebilmesi ve bürokratik işlemlerin azaltılması için yurtdışından temin edilmiş teknik doküman, kişisel beyan gibi resmi makamlarca düzenlenmeyen belgelerin Türkiye Cumhuriyeti Konsolosluğunca veya Türk Dışişleri Bakanlığınca onaylı olmamasına ilişkin düzenlemeler yapılabilinmektedir. Ancak, idari şartnamelerde apostille kaşesi taşıyan belgelerin ve Türk Konsolosluğunca veya Türk Dışişleri Bakanlığınca onaylı olma şartı aranmayan belgelerin tercümelerinin istenildiği durumlarda, tercümelerin yeminli mütercimlerce yapılması ve noter onaylı olması gerekmektedir.
13. Belirli belgelerin yabancı dilde sunulmasına izin verildiğinde, bu belgelerin teknik dokümanlar ve kişisel beyanlar gibi belgelerle sınırlı olması uygun olacaktır.

II - HİZMET ALIMLARI
A- Çalıştırılacak İşçi Sayısının Tespiti
Yardımcı Hizmetler Sınıfı personel tarafından yerine getirilmesi gereken hizmetlerin ihalelerinde çalıştırılacak işçi sayısının tespitinde; Bakanlığın 06.12.2001 tarih ve 11706 sayılı Onayına istinaden, 26.10.1994 tarih ve 22093 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Sağlık Bakanlığı Taşra Teşkilatı Yatak ve Kadro Standartları Yönetmeliğinde belirtilen Yardımcı Hizmetler Sınıfı Personel Standardının uygulanması ve bu sayılara halen uygulanmakta olduğu gibi eğitim hastaneleri ile 300 ve daha yukarı yatak kapasiteli kurumlar için % 75 oranında, diğer kurumlar için % 50 oranında artış yapılarak ilave edilmesine devam edilmesi, ayrıca vardiya uygulayan hastanelerde bu oranlara % 30 ilave edilmesi gerekmektedir.
Uygulama birliğinin sağlanması için; hizmet ihalelerinde çalıştırılacak azami işçi sayısının tespitine dair aşağıda ki örneğe göre hareket edilmesi gerekmektedir.
Örnek; 400 yataklı bir hastanenin yardımcı hizmetler sınıfı personel standardı 300, bu sınıfta çalışan eksik personel sayısı da 120 olduğunda bu sayıya, hastane 400 yataklı olduğu için standardın % 75’inin ilave edilmesi gerekmektedir.
Standardın % 75’i (225) + Eksik Personel (120 ) = Azami Çalıştırılacak İşçi Sayısı (345)
Ayrıca; Kurumun yardımcı hizmetler sınıfı personel standardının belirlenmesinde 24.07.2001 tarih ve 24472 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren “Sağlık Bakanlığı Taşra Teşkilatı Yatak ve Kadro Standartları Yönetmeliği ile Eki Cetvellerin Değiştirilmesine Dair Yönetmelik” ile getirilen değişikliğin değil, değişiklik öncesi şeklinin (12.12.1995 tarih ve 22491 sayılı Resmi Gazetede yayınlanan Sağlık Bakanlığı Taşra Teşkilatı Yatak ve Kadro Standartları Yönetmeliği ile Eki Cetvellerinin Değiştirilmesine Dair Yönetmelik) baz alınması gerekmektedir.
B- Hizmet Alımlarında Yemek, Yol ve Giyecek
Yıllardır hizmet alımı kapsamında çalıştırılan işçilerin yemek, yol ve giyecek ihtiyaçlarının ayni veya nakdi olarak istekliler tarafından karşılanacağına dair idari şartnamelere kurumlarımız tarafından hükümler konulmaktadır. Bu hükümlere istinaden işçilerin yemek, yol ve giyecek ihtiyaçlarının giderilmesine yönelik maliyetler ise, yaklaşık maliyet tespitinde dikkate alınmakta ve isteklilerden brüt asgari ücret ile öngörülen yemek, yol ve giyecek bedellerini de içeren asgari işçilik maliyetinin altında teklif vermemeleri istenmektedir. Sonuç olarak öngörülen yemek, yol ve giyecek bedelleri kurumlarımız tarafından karşılanarak uhdesinde ihale kalan firmalara ödenmektedir.
Ancak uygulamada bazı sıkıntıların yaşandığı gözlemlenmiş ve bu sıkıntıların ortadan kaldırılması ile kurumlarımız arasında uygulama birliğinin sağlanması amacıyla Bakanlık Makamından alınan 17 Ocak 2005 tarihli ve 196 sayılı Onay ile;
Bakanlığımıza bağlı kurum ve kuruluşlarca, hizmet alımı kapsamında çalışan işçilerin yemek, yol ve giyecek ihtiyaçlarının istekliler tarafından karşılanmasının öngörüldüğü durumlarda;
a) İşçilerin yemek ihtiyaçlarının ayni veya nakdi olarak karşılanması için firmalara bir bedelin ödenmesi uygulaması yerine, yemek ihtiyaçlarının hastane tarafından çıkartılan yemekten bedelsiz karşılanması yönünde şartnamelere hüküm konulması ve yemek bedelinin yaklaşık maliyet hesaplamalarında dikkate alınmaması,
b) Yol ihtiyaçlarının ise, istekliler tarafından ayni (idarenin takdirine göre toplu taşıma araçlarından sağlanacak bilet veya servis imkânlarıyla karşılanması gibi) olarak karşılanacağına dair şartnamelere hüküm konulması ve yaklaşık maliyet hesaplamalarında yol bedelinin dikkate alınması uygun görülmüştür.
Bu çerçevede;
1- Öncelikle bu uygulamada, hizmet alımı kapsamında çalıştırılan işçilerin yemek, yol ve giyecek ihtiyaçlarının karşılanması noktasında, kurumlarımızın her hangi bir yükümlülüklerinin/zorunluluklarının olmadığının bilinmesi,
2- İşçilerin yemek ihtiyaçlarının hastanede çıkan yemekten karşılanabilmesi için ihale dokümanına (şartname ve sözleşmelere) aşağıdaki şekilde hüküm konulması gerekmektedir.
“İşçilerin yemek ihtiyaçları yüklenici tarafından karşılanacaktır. Ancak, yükleniciye yemek ihtiyacının karşılanması noktasında bir bedel ödenmeyecek olup, bu bedelin karşılığı olarak, hizmet alımı kapsamında çalıştırdığı işçilerin yemek ihtiyaçlarını karşılaması için hastanede çıkan yemekten bedelsiz olarak faydalanması imkânı verilecektir. İstekliler de tekliflerinde işçilerin yemek ihtiyaçları için bir bedel öngörmeyeceklerdir.”
3- Yemek, yol ve giyecek gibi ihtiyaçların isteklilerce karşılanmasının öngörülmediği durumlarda ise, idari şartnamelerde bunlara ilişkin her hangi bir düzenleme yapılmayacak ve sözleşmenin uygulanması sırasında yükleniciden çalışanlara ait bu tür giderleri karşılaması istenmeyecektir.
4- Kurumda yemek çıkmıyorsa, yemek ihtiyacının ayni veya nakdi karşılanacağına karar vermek idarenin takdirinde olup, burada önemli olan hizmet alımı kapsamında çalıştırılan işçiler için öngörülen yemeğin (ayni veya nakdi) direkt olarak işçiye yansıtılması ve firmaların haksız kazanç sağlamalarının önüne geçilmesidir.
5- Personele ilişkin giyecek giderleri, işin yapılması sırasında personelce kullanılması istenen kıyafetle ilgili olduğundan giyecek giderinin işçilere aylık veya nakdi olarak ödeneceğine dair bir düzenleme yapılmaması, giyeceğin özellikleri ve sayısı idari şartnamenin “Teklif Fiyata Dâhil Olan Masraflar” başlıklı maddesinde belirtilmesi, bu giyeceklerin sayısı ve özelliklerine ilişkin ayrıntılı düzenlemenin ise teknik şartnamede gerçekleştirilmesi gerekmektedir.
6- Bakanlığımız Müfettişlerince yapılan incelemelerde; bazı küçük İl ve İlçe Hastanelerince yapılan hizmet alım ihalelerinde işçilere “Yol Bedeli” verileceğine dair şartnamelere hüküm konulduğu, İl ve İlçelerde işçilerin hastaneye toplu taşım aracı ile gitmediği ve yol bedelinin firmalara ödenerek haksız kazanç sağlamalarına neden olunduğu tespit edilmiştir. Bunun önlenmesini teminen, bazı küçük İl ve İlçe Hastanelerinin yapacağı hizmet alım ihalelerinde işçi maliyeti belirlenirken, hastanenin ilçe merkezine olan uzaklığı ve toplu taşım araçlarının bulunup bulunmadığının tespit edilmesinden sonra “Yol Bedeli”nin işçi maliyet hesaplarına eklenmesi ve buna göre şartnamelere hüküm konulmasına dikkat edilmesi gerekmektedir.
7- Konu hakkında ayrıca Kamu İhale Genel Tebliği’nde, “Personel Çalıştırılmasına Dayalı Hizmet Alımlarında Teklif Fiyata Dâhil Olacak Masraflar” başlığı altında yapılan açıklamaların da dikkate alınması gerekmektedir.
C- Temizlik Hizmeti Alımı İhaleleri
1- Temizlik hizmet alımı ihalelerinde iş deneyim belgesinde yatak sınırlaması konulmaması,
2- Temizlik firması elemanlarının; Hastane Enfeksiyon Komitesince, Enfeksiyon Komitesi bulunmayan hastanelerde ise, hastane temizliğinden sorumlu komisyon veya başhemşirelik tarafından 3 (üç) ayda bir (yeni başlayanların ise hemen) eğitime alınması, sözleşme süresi (Sözleşme süresi en az 6 ay olan ihalelerde) sonunda başarılı olanlara eğitim aldığını gösteren ve çalıştığı bölümü/birimi belirten hastane idaresince düzenlenen bir sertifika verilmesi, (İleriki yıllarda yapılacak olan hastane genel temizliği ihalelerinde isteklilerden sertifikalı personel çalıştırılması istenilmesi planlandığından bu konuda gereken hassasiyetin gösterilmesi)
3- Temizlik firması elemanlarının çalıştıkları yerleri ve çalışma saatlerini belirten isim listelerinin çalıştığı bölümlere asılması, kontrol teşkilatı veya muayene-kabul komisyonlarınca listelere göre rutin kontrollerin yapılması,
4- Çalışacak personel sayısının tereddütlere meydan vermeyecek şekilde şef, müdür, koordinatörler de dahil olmak üzere net olarak belirlenmeli,
5- Temizlik hizmet alımı ihalelerinde hizmet kalitesinin yükseltilmesi için, hizmet alımı kapsamında çalıştırılan her 10 kişiden en az 2’sinin lise mezunu olması şartının aranması,
6- İhale dokümanına, her 50 kişiye; Ev Ekonomisi, Otelcilik Turizm Yüksek Okulu, Hemşirelik Yüksek Okulu, Sağlık İdaresi Yüksek Okulu vb. okul mezunu olan (Bunların bulunmadığı küçük il ve ilçelerde üniversite mezunu) bir ekip sorumlusunun, yüklenici firma tarafından görevlendirilmesi yönünde hüküm konulabileceği,
7- Yüklenicinin işin başında bulunması hususunda Hizmet İşleri Genel Şartnamesinin 9 ncu maddesinde; “Yüklenici, üstlenmiş olduğu işin devamı süresince, işyerinden ayrılamaz. Ancak, idare tarafından kendi yerine kabul edilecek birisini, işlerin gecikmesine veya durmasına hiçbir şekilde yol açmamak şartı ile vekil bırakarak iş başından ayrılabilir. Yüklenici veya vekili, iş yerinden ayrılmalarını gerektiren zorunlu hallerde, kontrol teşkilatından izin almak zorundadırlar. Yüklenici veya vekili, işlerle ilgili denetimler ve çalışmalar sırasında istendiği zaman kontrol teşkilatı ile birlikte bulunacaklardır.”şeklinde yer alan hükme göre hareket edilmesi gerekeceği,
8- Ekip sorumlularının hizmetin görüldüğü saatlerde (haftalık çalışma saatlerinin tamamında) idarede bulunacağı, istekli tarafından bu kişilerin en azından asgari ücretle çalıştırılacağı ve iş mevzuatı gereğince sigortasız çalıştırılamayacağı dikkate alındığında, bu kişilerin istekliler açısından bir maliyet unsuru olarak ortaya çıktığı görülmektedir. Bu nedenle; ekip sorumluları için ücret ödenmeyeceğine ve teklif fiyata dâhil edilemeyeceğine dair hükümlere ihale dokümanında yer verilmemesi, bu kişilerin en azından asgari ücret üzerinden çalıştırılacağı dikkate alınarak yaklaşık maliyet hesaplamalarına brüt asgari ücret üzerinden bu kişilerinde dâhil edilmesi, aşırı düşük teklif değerlendirilmesinde, bu kişilerin yine en azından asgari ücret üzerinden çalıştırılacağı dikkate alınarak asgari personel maliyeti içerisine, brüt asgari ücret üzerinden bu kişilerinde dâhil edilmesi gerekmektedir.
D- Yemek Hizmeti Alımı İhaleleri
1. Yemek ihalelerinde yenilen yemek sayısı üzerinden ödeme yapılmasını teminen gerekli tedbirlerin alınması, Örneğin; kurum personeli için elektronik kart sisteminin uygulanması, yatan hastalar için ise, her öğün hastalara verilen yemek sayısını tespit etmek üzere sorumlu hemşirenin işlem tutanağı düzenlenmesi gibi,
2. Yemek hizmetlerinde çalışan personelin periyodik muayenelerinin yaptırılması,
3. Kontrol Teşkilatı ve Muayene ve Kabul Komisyonunca mutfak, yemekhane ve yemeklerin kontrollerinin yapılarak hizmetlerin ihale dokümanına uygun olarak sunulmasının sağlanması,
4. Yemek ihalelerinde yeterlilik kriteri olarak istenilen iş deneyim belgelerinde yatak sayısı şartı veya sadece hastane işi yapıyor olma şartı gibi rekabeti önleyici hükümlere yer verilmemesi,
5. Yemek ihaleleri şartnamelerinde yer alan yemek ve kahvaltı gramajlarının, Yataklı Tedavi Kurumları İşletme Yönetmeliğinde belirtilen gramajların üstünde olmaması gerekmektedir. Günlük ya da haftalık yemek listelerinin karşılarına gramajları da yazılıp personelin ve hastaların görebileceği bir yere asılarak hizmetten faydalananlarca denetlenmesinin sağlanması,
6. Yemek ihalelerinde günlük öğün sayısından yüksek oranda kapasite raporu istenilmemesi gerekmektedir. Kapasite raporu rekabeti engellemeyecek şekilde alınacak öğün sayısına uygun olarak belirlenmesi gerekmektedir. İdarenin kendi mutfağında gerçekleştirilen yemek hizmet alım ihalelerinde kapasite raporu istenmemesi uygun olacaktır.
7. Yemek hizmet alımı kapsamında alınacak olan yemekler idarenin kendi mutfağında hazırlanacaksa, bu durumda hizmet yeri yeterlik belgesi, işletme belgesi, SA 8000, ISO 22000 ve GHP belgelerin istenmemesi gerekmektedir.
8. İstenecek kalite belgelerinin rekabeti engellemeyecek nitelikte, ilgili ve yetkili kuruluşlarca kabul ve periyodik kontrollerinin yapılabilir olduğu göz önünde bulundurularak düzenleme yapılması gerekmektedir.
9. Her ne kadar aykırı bir düzenleme söz konusu olmasa da, hem değerlendirme hem de sözleşmenin yürütülmesinde birim fiyat teklif alınmak suretiyle ihaleye çıkılması daha uygun mütalaa edilmektedir.
10. Yemek hizmet alımı kapsamında alınacak olan yemekler idare mutfağında hazırlanacaksa, isteklilerden işin yapılacağı il dâhilinde kendi mutfağının olmasının istenmesi veya il dâhilinde bulunan başka bir yemek şirketi ile yapılmış noter onaylı sözleşme istenilmesi rekabeti engelleyici bir husus olup, bunun yerine, yüklenicinin idare mutfağında herhangi bir nedenle yemek çıkartamaması durumunda yemeği başka bir yerden/mutfaktan (ilgili mevzuat dâhilinde faaliyetini yürüten yerden olmak şartı ile) karşılayacağına dair taahhütname istenmesinin yeterli olacağı düşünülmektedir.
11. Gıda maddeleri üreten ve satan işyerlerinin asgari teknik ve hijyenik şartlarının belirlenmesi, gıda maddeleri ile ilgili hizmetler ile denetimine dair usul ve esaslar, 5179 sayılı Gıdaların Üretimi, Tüketimi ve Denetlenmesine Dair Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun ile düzenlenmiştir.
Kamu İhale Kurumu’ndan konuya ilişkin olarak alınan yazıda ise;
İhale dokümanlarında 560 sayılı Kanun Hükmünde Kararname çerçevesinde düzenlenen belgelerin istenildiği bu sebeple 5179 sayılı Kanun çerçevesinde kurulan işletmelerin ihalelere katılamadığı, ihale dokümanlarında isteklilerce “Gıda Üretim Sertifikası” veya “Gıda Üretim İzin Belgesinin” sunulmasının yanı sıra bu belgelerin düzenlenmesi için zorunlu bulunan “Gıda Maddeleri Üreten İşyerlerine Ait Çalışma İzin Belgesi”, “Gıda Maddeleri Üreten İşyerlerine Ait Çalışma İzni ve Gıda Sicili Belgesi”, “İşletme Belgesi” gibi belgelerin istenilmesi ve bu belgeleri düzenleyen idareler konusundaki mevzuat ve yargı kararları göz önünde bulundurulmadan düzenleme yapılmasının katılımı engellediği,
İdarelerce yemek hizmetini yerine getirecek personele yönelik olarak ihale dokümanında düzenlemeler yapılmamasının ihale konusu hizmetin yerine getirilmesi sırasında taraflar arasında sorunlar yarattığı belirtilerek,
İdarelerce “mesleki ve teknik yeterlik” konusunda istenilen belgeler konusunda gıda mevzuatının esas alınarak ihale dokümanında düzenleme yapılması ve bu konuda ilgili idarelerden görüş alınması, ihale konusu hizmeti yerine getirecek personelin niteliği ve bu nitelik çerçevesinde sunulacak belgelere ilişkin olarak ihale dokümanında açık düzenleme yapılması istenmektedir