SAĞLIK BAKANLIĞI ARŞİV YÖNETMELİĞİ
SAĞLIK BAKANLIĞI ARŞİV YÖNETMELİĞİ
Bakanlığımız Arşiv Yönetmeliği ise Araştırma Planlama ve Koordinasyon Kurulu Başkanlığınca hazırlanmış ve Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nün 07.12.1988 gün ve 09.2.495/011092 sayılı yazıları ile uygun mütalaası alınarak, 17.02.1989 tarih ve APK.İH.9300-371 sayı ile yürürlüğe konulmuştur.
BİRİNCİ KISIM
Amaç
Madde 1- Bu Yönetmelik Sağlık Bakanlığının arşiv malzemeleri ile arşivlik malzemelerin derlenmesi, tasnif edilmesi, saklanması, gerektiğinde yetkililerin istifadesine sunulması ve saklanmasına lüzum kalmayan dokümanın da imha edilmesi amacını taşır.
Kapsam
Madde 2- Bu Yönetmelik, Sağlık Bakanlığının Merkez ve Taşra Teşkilatı ile bağlı kuruluşlarını kapsar.
Tarifler
Madde 3- Bu Yönetmelikte geçen;
a) ARŞİV:
Arşiv malzemeleri ile arşivlik malzemelerin bir düzen içerisinde saklanabilmesi için özel raf ve dolaplara sahip, rutubetsiz, yangına karşı gerekli tertibatı alınmış, muhafazalı özel bölümleri ifade eder.
b) ARŞİV MALZEMESİ:
Bakanlığın gördüğü hizmetler, yaptığı haberleşme veya işlemler ile ilgili ve bunların sonucunda teşekkül etmiş olup, saklama süresi Başbakanlıkça hazırlanan ilgili yönetmelikte belirlenen esaslara göre Sağlık Bakanlığına ait bulunan gerçek ve tüzel kişilerin ve Devletin haklarıyla Milletlerarası hakları belgelemeye, korumaya, bunlarla ilgili işlem ve ilişkiler bakımından tarihi, hukuki, askeri, iktisadi, mali, dini, ilmi, edebi, estetik, kültürel, biyografik, jeneolojik ve teknik herhangi bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye ve tespite yarayan yahut yine bu bakımdan ait olduğu çağın ahlak, görenek ve geleneklerini veya çeşitli sosyal özelliklerini belirten ayrıca mer-i mevzuata göre saklanması gereken her türlü yazılı evrak, defter, resim, plan, harita, film, mikrofilm, plak, ses bandı, baskı ve benzeri belgeleri ifade eder.
c) ARŞİVLİK MALZEME:
(b) bendinde sayılan her türlü belge ve malzemeden zaman bakımından henüz arşiv malzemesi niteliğini kazanmayanlarla, son işlem tarihi üzerinden yüz bir yıl geçmemiş memuriyet sicil dosyaları, Bakanlığın gerçek ve tüzel kişilerle veya yabancı devlet ve milletlerarası kuruluşlarla akdettiği ikili ve çok taraflı Milletlerarası adlaşmalar ile yürürlük niteliği bulunan her türlü belgeyi ifade eder.
d) BİRİM ARŞİVİ:
Bakanlığın Merkez, Taşra ve bağlı kuruluşlarının (Hudut ve Sahiller Sağlık Genel Müdürlüğü ve Refik Saydam Hıfzıssıhha Merkezi Başkanlığı) görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden, aktüalitesini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akımı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı arşiv birimlerini (Bakanlığın merkez, taşra, ve yurt dışı kuruluşlarında bulunan arşivlerde birim arşivi sayılır.) ifade eder.
e) KURUM ARŞİVİ:
Bakanlığın merkez teşkilatı içinde yer alan ve arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin, birim arşivlerine nazaran daha uzun süreli saklandığı merkez arşivini ifade eder. Hudut ve Sahiller Sağlık Genel Müdürlüğü ve Refik Saydam Hıfzıssıhha Merkezi Başkanlığı kendi Kurum Arşivlerini kurarlar.
İKİNCİ KISIM
Arşiv Malzemesi ile Arşivlik Malzemenin Korunması, Birim ve Kurum Arşivlerinde Saklanması, Gizliliği ve Yararlanma :
Koruma Yükümlülüğü:
Madde 4- Kurum Arşivleri, elinde bulundurduğu ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne teslim etmediği arşiv malzemesi ile arşivlik malzemeyi her türlü zararlı tesir ve unsurlardan korumak, mevcut asli düzenleri içerisinde tasnif edip saklamakla yükümlüdür.
Kurum ve Birim Arşivleri, arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin korunması ile ilgili olarak; Yangın, hırsızlık, rutubet, su baskını, toza ve her türlü hayvan ve haşaratın tahriplerine karşı gerekli tedbirlerin alınmasından, Yangına karşı, yangın söndürme cihazlarının yangın talimatı çerçevesinde daimi çalışır durumda bulundurulmasından, Arşivin her bölümünde uygun yerlerde higrometre bulundurmak suretiyle, rutubetin % 50-60 arasında tutulmasından, Fazla rutubeti önlemek için, rutubet emici cihaz veya kimyevi maddelerin kullanılmasından, Yılda en az bir defa mikroorganizmalara karşı koruyucu tedbir olarak arşiv depolarının dezenfekte Edilmesinden, Işık ve havalandırma tertibatının elverişli bir şekilde düzenlenmesinden,Isısının mümkün olduğu kadar sabit (kağıt malzeme için 12-15 derece arasında) tutulmasından, sorumludurlar.
Birim ve Kurum Arşivleri :
Madde 5 - Sağlık Bakanlığı, belirli bir süre saklayacağı arşivlik malzeme için “Birim Arşivleri”, daha uzun bir süre saklayacakları arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme için “Kurum Arşivleri” kurar. Ayrıca arşivlik malzeme, birim arşivlerinde 1-5 yıl süre ile; arşiv malzemesi ise, kurum arşivlerinde 10-14 yıl süre ile saklanır.
Arşiv Malzemesinin Gizliliği :
Madde 6- Kurum ve Birim Arşivlerinde bulunan ve cari olduğu dönemde gizli kabul edilmiş arşiv malzemesi, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilinceye kadar gizli kalır. Ancak birimlerin görüşü alındıktan sonra gizliliği kaldırılabilir.
Arşivlerden Yararlanma :
Madde 7- Arşiv malzemesinin aslı hiç bir sebep ve suretle, arşivlerden veya bulundukları yerlerden dışarıya verilemez.
Ancak Devlete, gerçek ve tüzel kişilere ait bir hizmetin görülmesi, bir hakkın korunması ve ispatı gerektiğinde, usulüne göre örnekler verilebilir. Yahut mahkemelerce tayin edilecek bilirkişiler veya ilgili dairelerince görevlendirilecek yetkililerce yerinde incelenebilir. Yararlanma Usul Ve Esasları :
Madde 8- Kurum ve Birim Arşivlerinde bulunan araştırmaya açık arşiv malzemelerinden yerli ve yabancı hakiki ve hükmi şahısların yararlanması, yükümlülükleri, arşiv malzemesi örneklerinin verilmesi hususunda Bakanlar Kurulu’nca tespit edilen hükümler uygulanır.
ÜÇÜNCÜ KISIM
Birim Arşivi İşlemleri :
Birim Arşivine Verilecek Malzemenin Ayırımı ve Hazırlanması :
Madde 9- Her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait arşivlik malzeme, birimlerince gözden geçirilir. İşlemi tamamlananlar, işlemi devam edenler ve işlemi tamamlanmış olmasına karşılık elde bulundurulması gerekli olanlar şeklinde bir ayırıma tabi tutulur.
Ayırım işlemlerini müteakip, arşive devredilecek malzeme, ilgili birimlerde işin ve malzemenin özelliklerine göre;
Birimi:
İşlem yılı (teşekkül ettiği yıl) Konu ve işlem itibariyle aidiyeti, Aidiyet içerisindeki tarih (Aidiyet içerisindeki kronolojik sıralama, küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Ekler için de, aynı usul uygulanır.) ve sıra numarası, esas alınmak suretiyle hazırlanır.
Ancak, sicil dosyaları Kurum sicil numarası (veya emekli sicil numarası esas alınarak yerleştirme yapılır.
İçerisinde tamamen veya kısmen gizlilik derecesi taşıyan kamu evrakının bulunduğu dosya gömleğinin, sağ üst köşesine kırmızı ıstampa mürekkebi ile “Gizli” damgası vurulur. Gizlilik dereceli malzeme, arşivde tasnif ve yerleştirme sırasında normal malzeme gibi işleme tabi tutulur.
Gizlilik dereceli kamu evrakı, ait olduğu dairesinde gizliliği kaldırılmadıkça, bu hüviyetini muhafaza eder.
Gizliliği kaldırılan malzemeye, “Gizliliği Kaldırıldı” damgası vurularak, gizlilik damgası iptal edilir.
Uygunluk Kontrolü :
Madde 10- Ayırım sonucu, işlemi tamamlanmış ve birim arşivine devredilecek malzeme, uygunluk kontrolünden geçirilir. Bu kontrolde;
Arşive devredilecek malzemenin işlem yılı itibariyle, aidiyetine göre kaydına mahsus “Kayıt Defteri” veya “Föyleri“ gözden geçirilerek, sıra numaralarında atlama, tekerrür veya eksiklik olup olmadığına, Bir aidiyet içerisinde, aynı mahiyette birden fazla malzeme birimi varsa, kayıt defteri veya föylerdeki kayıtların düzeltilmek suretiyle birleştirilip birleştirilmediğine, Dosya içerisinde bulunan evrakın, gerektiği biçimde dosyalanıp dosyalanmadığına, Klasörler ve dosyalar üzerine, devirden önce klasör ve dosyalara verilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına, Ciltli olarak saklanması düşünülmüş olanların, ciltlenip ciltlenmediğine, Zarflanması gerekenlerin, zarflanıp zarflanmadığına, Defterlerle, ciltlenmiş veya zarflanmış olanların üzerine, devirden önce verilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına, İşlem yılı esasına göre düzenlenen kayıt defterlerinin veya bu maksatla kullanılan föy ciltlerinin kapaklarının etiketlenip etiketlenmediğine, Sayfalarının ve eklerinin yırtık, kopuk veya eksik olup olmadığına bakılır eksikler varsa tamamlanır.
Uygunluk kontrolü, ilgili birim personeli ile birim arşivi yetkili personelince müştereken yapılır.
Malzemenin Birim Arşivine Devri :
Madde 11 - İlgili birimlerce, her türlü işlemi tamamlanmış ve uygunluk kontrolü yapılarak eksiklikleri giderilmiş arşivlik malzeme, müteakip takvim yılının ilk üç ayı içerisinde arşive devredilir. Malzemenin belirtilen süre içerisinde devrinde, belirli bir sıra uygulanır. Bu sıranın tespitinde, birim arşivince ilgili üniteler arasında mutabakat sağlanır.
Teslim işlemleri ise, birim arşiv personeli tarafından yerine getirilir. Arşivlik malzeme, birim arşivine, uygunluk kontrolü yapılmış olan kayıt defterleri veya föyleri ile yapılır.
Birim Arşivine Devredilmesi Gerekmeyen Malzeme:
Madde 12 - Resmi Gazete, kitap, broşür ve benzerleri, ilgili birimlerinde muhafaza edilir.
Malzemenin Birim Arşivinde Tasnifi ve Yerleştirilmesi :
Madde 13- Arşiv ve arşivlik malzeme birim arşivlerinde işlem gördüğü tarihlerdeki asli düzenleri bozulmadan saklanır. Bekleme süresini müteakip kurum arşivine aynı düzende teslim edilir.
Taşra, ve bağlı kuruluş arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemlerinden sonra, arşivdeki malzemenin tasnif ve yerleştirilmesi 22. madde hükümlerine göre yapılır.
Malzemenin Birim Arşivinde Saklanma Süresi :
Madde 14- Birimler elinde bulunan arşivlik malzemenin, birim arşivlerinde bekletilme ve saklanma süreleri 1-5 yıldır.
Birim Arşivinden Yararlanma :
Madde 15- Birimlerce, gerektiğinde, görülmek ve incelenmek üzere, ancak dışarıya çıkarılmamak kaydıyla, birim arşivinden dosya alınabilir.
Birim arşivinden alınan dosya inceleme sonunda geri verilir.
Birim Arşivinde Ayıklama ve İmha :
Bakanlık :
Madde 16 - Birim arşivlerinde ayıklama ve imha işlemi yapılmaz. Ayıklama ve imha işlemleri kurum arşivinde yapılır. Ancak, Bakanlığın taşra ve bağlı kuruluşlarında (Hudut ve Sahiller Sağlık Genel Müdürlüğü ve Refik Saydam Hıfzıssıhha Merkezi Başkanlığı) ayıklama ve imha işlemleri, bu Yönetmeliğin 20. maddesi hükümleri çerçevesinde yapılır.
Kurum Arşivine Devredilecek Malzemenin Ayrılması : Madde 17 - Birim arşivinde saklama süresini tamamlayan arşivlik malzeme, “Kurum Arşivine Devredilecek” olanlar şeklinde ayrılır.
Kurum Arşivine Devretme :
Madde 18 - Birim arşivinde bekleme süresini tamamlayan arşivlik malzeme, kayıt defterleri veya föyler ile kurum arşivine devredilir.
Kurum Arşivi İşlemleri :
Uygunluk Kontrolü :
Madde 19 - Kurum arşivine devredilecek arşivlik malzeme, uygunluk kontrolünden geçirilir. Eksiklikleri varsa 10. maddede gösterilen biçimde tamamlanır.
Kurum Arşivinde Ayıklama ve İmha :
Madde 20- Kurum arşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri, bu Yönetmeliğin dört ve beşinci kısmındaki hükümlere göre yapılır. 22. maddede açıklandığı üzere, kurum arşivinde yapılacak kesin tasnif, dosya ve kutu gruplarının hazırlanması, kurum arşivlerindeki muhafazasına lüzum görülmeyen ve ayıklama işlemine tabi tutulacak evrak ve malzemenin ayrılmasından sonra yapılır.
Damgalama :
Madde 21 - Ayıklama ve imha işlemini müteakip, kurum arşivine devredilen malzeme, siyah ıstampa mürekkebi ve lastik damga kullanılmak kaydıyla “Kurum Arşivi” damgası ile damgalanır. Damga, evrakların, ön yüz sol üst köşesine, defterlerin ise, iç kapağının ön yüz sol üst köşesine ve defterlerdeki belgelerin aynı şekilde sol üst köşesine basılır. Bunlar dışında kalan diğer tür arşiv malzemesine ise, yapıştırıcı etiket üzerine basılmış damga tatbik edilir.
Malzemenin Kurum Arşivinde Tasnifi ve Yerleştirilmesi :
Arşiv Malzemesi :
Madde 22- İşlem gördüğü tarihte meydana gelen teşekkül ve münasebet biçimlerine uymak suretiyle düzenleme esasına dayanan organik metotla (Provenance Sistemi) tasnif edilir.
Tasnif işlemleri, şu sırayı takip eder:
Önce her daire ve alt birimlere ait evrak, tek tek elden geçirilerek ayırma işlemi yapılır. Birimlerin evrakı, işlem gördükleri tarihlerdeki teşekkül ve münasebet biçimlerine uygun şekilde bir araya getirilir.
Ayırma işlemi, kurumun genel idari yapı şeması tespit edildikten sonra yapılır. Kesin tasnif, muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin, ayıklama ve imhasından sonra yapılır.
b) Teşkilat kodlarının tespiti, uygulanması veya yeni kurulan daire ve alt birimler için kod ihdası Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile koordineli olarak yapılır.
Kodlama Esasları:
Kurum Kodu: Bakanlık ve bağlı kuruluşlar, (Hudut ve Sahiller Sağlık Genel Müdürlüğü, Refik Saydam Hıfzıssıha Merkezi Başkanlığı) Birim Kodu: Genel Müdürlük veya müstakil Daire Başkanlığı
Alt birim kodu: Daire Başkanlığı veya Şube Müdürlüğü
Hizmet türü kodu: Dosya tasnif numarası almamış belgelerden, hizmetlerde farklılık varsa bu hizmetler kodlanacaktır. Dosya numaraları ise aynen kullanılacaktır.
Evraka ekli olan harita, plan proje ve benzerleri asıl evrak ve vesaikten ayrılmaz. Bu tür ekler asıl evrak ve vesaik ile birlikte alınır.
Birden fazla yaprak ve sayfadan ibaret olan evrakın, dağılmasına mani olmak, yerlerinin kaybolmasını önlemek ve aidiyetlerini sağlamak, dolayısıyla kullanılmalarını kolaylaştırmak için yaprak ve sayfalar numaralandırılır. Her dosyada, evraklar ‘1’ den başlamak üzere sıra numarası alır. Evrakın ekleri, kendi içerisinde sayıldıktan sonra, asıl evrakın ön yüzünün sol alt köşesine, adet olarak kurşun kalemle yazılır.
Daha sonra birimleri tespit edilmiş evrak ve vesaik, kendi içerisinde “gün,ay ve yıl” sırasına göre, kronolojik sıraya konur. Bu işlem yapılırken, aşağıdaki hususlar göz önüne alınır.
Kronolojik sıralama işlemi, küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Birden fazla eki bulunan evrak ve vesaikin, kronolojik sıralamasında da aynı usul uygulanır.
Üzerinde yalnızca “ay”ı olup, günü belli olmayan evraklar, sıralamada, evrakın sayısı gibi ip ucu olacak bir unsura sahip değilse, bunlar bulundukları ayın en sonuna, toplu olarak konulur.
Eski harfli belgelerdeki Hicri ve Rumi tarihler, Miladi tarihe çevrilerek alınır.
Bazı eski harfli evrak ve vesaikde, tarihler, “ay” olarak üç parçaya bölünerek, “Evail”, “Evasıt” ve “Evahir” tabirleri ile kullanıldığından; “Evail” yazılı olanlar, ait oldukları ayın 10. gününden sonraya, “Evasıt” yazılı olanlar, ait oldukları ayın 20. gününden sonraya, “Evahir” yazılı olanlar ise, ait oldukları ayın 30. gününden sonraya konulur.
Üzerinde gün ve ay olmayıp, sadece yıl yazılı olanlar, ait oldukları yılın en sonuna konulur.
Üzerinde yazılı bir tarih olmadığı halde, tahmini tarihlemesi yapılan evraklar da, ait oldukları yılın, ayı ve günü belli olmayan evrakları arasına konulur. Tahmini tarihleme kaydı, köşeli parantez içerisinde gösterilir.
Ayırma neticesinde, arşiv malzemesinin ait olduğu Daire Başkanlığına kadar, daha önceden belirlenmiş kodlarını ihtiva eden lastikten yapılmış “Arşiv Yer Damgası” (Ek-1) evrakın ön yüz alt bölümüne siyah ıstampa mürekkebi kullanılmak suretiyle basılır. Arşiv yer damgasında “Alt Birim Kodu”na kadar olan kısımlar değişmeyeceğinden, bunların belirlenmiş kodları, lastik damganın yapılması sırasında damgada yer alır. Aynı damganın “Kutu veya Klasör Numarası”, “Dosya Numarası” ve “Evrak Sıra Numarası” bölümleri ise kurşun kalemle doldurulur. “Kutu Numarası” bölümünde, evrak ve vesaikin dosyalar içerisinde konacağı kutuya verilecek müteselsil numara yazılır.
“Dosya Numarası” bölümüne, bir kutuda yer alacak dosyalara verilecek müteselsil numara yazılır,
“Evrak Sıra Numarası” bölümüne ise, her bir dosyaya yerleştirilecek evraklara verilecek sıra numarası yazılır,
Her bir dosya içerisinde yer alacak evraklar 1’den başlamak üzere sıra numarası alır. “Arşiv Yer Damgası” aidiyet ve bütünlüğü sağlaması bakımından evrakın eklerine de basılır.
Kodlamada, “Kutu Numarası”, “Dosya Numarası” ve “ Evrak Sıra Numarası” bölümleri, kurşun kalemle doldurulur. Boyalı, sabit, tükenmez veya mürekkepli kalemle evrak üzerine yazı yazılmaz.
Her bir dosya gömleği içerisine, o dosyada yer alacak evrakın dökümünü verecek, bir “Dosya Muhteviyatı Döküm Formu” ( EK:2) konacaktır.
İstenen belgelere süratli bir şekilde ulaşmayı sağlamak için, belgelerin dosyalar içerisinde yerleştirileceği kutuların (veya klasörlerin), sırtlarında bulunan etiketler üzerine yukarıda belirtilen kodlamanın, “Evrak Sıra Numarası” hanesine kadar olan bilgiler kaydedilir. Bu etiketlerde (EK:3), “Doya Numarası” hanesine, bir kutuda yer alacak dosyaların ilk ve son numaraları ile, “İşlem Yılı” yazılır. Aynı şekilde dosya gömleklerinin ön yüzlerine de, kodlamanın “Dosya Sıra Numarası” dahil “İşlem Yılı” kaydedilir.
Ayrıca, hizmetlerin hususiyeti ve aidiyeti itibari ile kendi arasında müteselsil numara almış olan evrak ve vesaik için, kutu etiketleri ile dosya gömleklerinin ön yüzlerinde, “İşlem Yılı” hanesinin altına, dosya ve dolayısıyla kutu içerisinde yer almış olan bu tür evrak ve vesaikin almış olduğu müteselsil numaranın başlangıç ve bitiş numaraları, aramada bir kolaylık unsuru olması bakımından kaydedilir. Bunun için, “İşlem Yılı” hanesinin altında bu numaraların yer alacağı bir boş kısım bırakılır.
Kutu ve dosyalara verilecek sıra numaraları, dosyalama sistemleri devam ettiği sürece müteselsil olarak devam ettirilir.
Bu tasnif sisteminde, ayırma ve tarihleme işlemi tamamlanan evrakın, envanteri hazırlanır. Bunun için her evrakın veya ekleri ile birlikte evrakın bütünlüğünün, mahiyeti hakkında özeti çıkarılıp fişlenir.
Bütün bu işlemler, daha sonra kataloglara geçirilir.
Tasnifi tamamlanmış olan evrak, standart dosya gömlekleri içerisinde kutulara (EK:4) (veya klasörlere) konmuş olarak, gerekli şartları haiz arşiv depolarında ve madeni raflarda, tasnif planına uygun olarak, bir yerleştirme planı dahilinde yerleştirilir.
Bu yerleştirmede, raflarda çift taraflı ranzalar da dahil soldan sağa, gözlerde ise yukarıdan aşağıya doğru teselsül eden sıra dahilinde hareket edilir. Yerleştirme işlemi, arşiv deposuna girildiğinde, sol taraftaki ilk rafın sol üst köşesinden başlamak üzere yapılır. Bu işlem, her raf grubu için tekrarlanır.
Arşiv deposunun yerleşim şeması çıkarılır ve depo girişinin uygun bir yerine asılır.
Bu tasnif sistemi, yalnızca klasik tip arşiv belgesi denilen evrak için söz konusudur. Değişik tür ve çeşitteki malzeme ise ( film, fotoğraf, plak, ses ve görüntü bandı, vb.) Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün belirleyeceği Yönetmelik ve talimatlar doğrultusunda yapılır.
Malzemenin Kurum Arşivinde Saklanma Süresi:
Madde 23- Elinde bulunan arşiv malzemesinin, kurum arşivlerinde bekletilme ve saklanma süreleri, birim arşivlerindeki saklanma sürelerine göre 10-14 yıl arasındadır.
Malzemenin Envanterlerinin Çıkarılması, Kataloglarının Hazırlanması :
Madde 24- Kurum arşivindeki arşivlik malzemenin veya arşiv malzemesinin kullanılmasını kolaylaştırmak ve üzerinde tasarrufta bulunabilmek için envanteri çıkarılır, katalogları hazırlanır.
Kurum Arşivinden Yararlanma :
Madde 25- Kurum arşivinden yararlanmada, bu Yönetmeliğin 8 ve 15. madde hükümleri saklıdır.
Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne Devredilecek Malzemenin Ayrılması ve Teslimi:
Madde 26- Kurum Arşivi ile taşra, bölge ve yurt dışı arşivlerinde saklama süresini tamamlayan arşiv malzemesi “Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne Devredilecekler şeklinde ayrılarak, hazırlanacak “Arşiv Malzemesi Devir Teslim ve Envanter Formu” (Ek-5), varsa kayıt defterleri ile birlikte en geç bir yıl içinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilir.
Elektronik, ortamlarda kayıtlı arşiv malzemesinin devir işlemlerinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından belirlenecek formatlara riayet edilir.
Arşiv malzemesinden hangilerinin Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünce teslim alınıp, hangilerinin geçici veya sürekli olarak Bakanlığın elinde kalacağı, Bakanlığın görüşü alındıktan sonra Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünce kararlaştırılır. Kurum arşivlerinde kalan arşiv malzemesi 4. maddesi hükümlerine tabidir.
Arşiv Malzemesi Devir- Teslim ve Envanter Formunun Düzenlenmesi :
Madde 27 - Aynı tür arşiv malzemesi, aynı form’a kaydedilir. Değişik türde arşiv malzemesi bulunması halinde her biri için ayrı form düzenlenir.
Form üzerindeki, teslim edilen arşiv malzemesinin;
“Birimi” bölümüne, arşiv malzemesini devreden birimin adı,
“Türü” bölümüne, dosya, defter, form, plan, program, model, fotoğraf, resim, film, plak, görüntü bandı, ses bandı, damga vb. olduğu,
”İşlem Yılı” bölümüne, arşiv malzemesinin teşekkül ettiği yıl,
“Teşkilat Kodu” bölümüne, her dik dörtgen içine sırayla kurum, birim, alt birim ve hizmet kodları yanındaki “Kutu” ve “Dosya” bölümüne de, kutu ve dosya numarası,
“Envanter Sıra Numarası” bölümüne, ekleri dışında, evraka teslim dönemi ile ilgili olarak envanter dökümünde verilen müteselsil sıra numarası, “İşlem Tarihi” bölümüne, gün,ay,yıl olarak aldığı tarih,
“Sayı” bölümüne, evraka verilen sayı,
“Gizlilik Derecesi“ bölümüne, evrakın gizli olup olmadığı, gizli evrak “(G)” harfi kısaltılması ile gösterilir.
“Konusu“ bölümüne , o evrakın konusu ifade edecek kısa açıklama,
“Adedi” bölümüne, dosyalar için toplam yazı sayısı, defterler için toplam sayfa sayısı, diğer tür belgeler için de toplam adet,
“Açıklama” bölümüne,yıpranma, eksiklik ve benzeri gibi, devredilecek arşiv malzemesi ile ilgili olarak yapılması gerekli açıklamalar,
“Evrak sıra numarası“ bölümüne, evrakın dosya içindeki sıra numarası, yazılır.
Bakanlığımız Arşiv Yönetmeliği ise Araştırma Planlama ve Koordinasyon Kurulu Başkanlığınca hazırlanmış ve Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nün 07.12.1988 gün ve 09.2.495/011092 sayılı yazıları ile uygun mütalaası alınarak, 17.02.1989 tarih ve APK.İH.9300-371 sayı ile yürürlüğe konulmuştur.
BİRİNCİ KISIM
Amaç
Madde 1- Bu Yönetmelik Sağlık Bakanlığının arşiv malzemeleri ile arşivlik malzemelerin derlenmesi, tasnif edilmesi, saklanması, gerektiğinde yetkililerin istifadesine sunulması ve saklanmasına lüzum kalmayan dokümanın da imha edilmesi amacını taşır.
Kapsam
Madde 2- Bu Yönetmelik, Sağlık Bakanlığının Merkez ve Taşra Teşkilatı ile bağlı kuruluşlarını kapsar.
Tarifler
Madde 3- Bu Yönetmelikte geçen;
a) ARŞİV:
Arşiv malzemeleri ile arşivlik malzemelerin bir düzen içerisinde saklanabilmesi için özel raf ve dolaplara sahip, rutubetsiz, yangına karşı gerekli tertibatı alınmış, muhafazalı özel bölümleri ifade eder.
b) ARŞİV MALZEMESİ:
Bakanlığın gördüğü hizmetler, yaptığı haberleşme veya işlemler ile ilgili ve bunların sonucunda teşekkül etmiş olup, saklama süresi Başbakanlıkça hazırlanan ilgili yönetmelikte belirlenen esaslara göre Sağlık Bakanlığına ait bulunan gerçek ve tüzel kişilerin ve Devletin haklarıyla Milletlerarası hakları belgelemeye, korumaya, bunlarla ilgili işlem ve ilişkiler bakımından tarihi, hukuki, askeri, iktisadi, mali, dini, ilmi, edebi, estetik, kültürel, biyografik, jeneolojik ve teknik herhangi bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye ve tespite yarayan yahut yine bu bakımdan ait olduğu çağın ahlak, görenek ve geleneklerini veya çeşitli sosyal özelliklerini belirten ayrıca mer-i mevzuata göre saklanması gereken her türlü yazılı evrak, defter, resim, plan, harita, film, mikrofilm, plak, ses bandı, baskı ve benzeri belgeleri ifade eder.
c) ARŞİVLİK MALZEME:
(b) bendinde sayılan her türlü belge ve malzemeden zaman bakımından henüz arşiv malzemesi niteliğini kazanmayanlarla, son işlem tarihi üzerinden yüz bir yıl geçmemiş memuriyet sicil dosyaları, Bakanlığın gerçek ve tüzel kişilerle veya yabancı devlet ve milletlerarası kuruluşlarla akdettiği ikili ve çok taraflı Milletlerarası adlaşmalar ile yürürlük niteliği bulunan her türlü belgeyi ifade eder.
d) BİRİM ARŞİVİ:
Bakanlığın Merkez, Taşra ve bağlı kuruluşlarının (Hudut ve Sahiller Sağlık Genel Müdürlüğü ve Refik Saydam Hıfzıssıhha Merkezi Başkanlığı) görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden, aktüalitesini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akımı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı arşiv birimlerini (Bakanlığın merkez, taşra, ve yurt dışı kuruluşlarında bulunan arşivlerde birim arşivi sayılır.) ifade eder.
e) KURUM ARŞİVİ:
Bakanlığın merkez teşkilatı içinde yer alan ve arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin, birim arşivlerine nazaran daha uzun süreli saklandığı merkez arşivini ifade eder. Hudut ve Sahiller Sağlık Genel Müdürlüğü ve Refik Saydam Hıfzıssıhha Merkezi Başkanlığı kendi Kurum Arşivlerini kurarlar.
İKİNCİ KISIM
Arşiv Malzemesi ile Arşivlik Malzemenin Korunması, Birim ve Kurum Arşivlerinde Saklanması, Gizliliği ve Yararlanma :
Koruma Yükümlülüğü:
Madde 4- Kurum Arşivleri, elinde bulundurduğu ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne teslim etmediği arşiv malzemesi ile arşivlik malzemeyi her türlü zararlı tesir ve unsurlardan korumak, mevcut asli düzenleri içerisinde tasnif edip saklamakla yükümlüdür.
Kurum ve Birim Arşivleri, arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin korunması ile ilgili olarak; Yangın, hırsızlık, rutubet, su baskını, toza ve her türlü hayvan ve haşaratın tahriplerine karşı gerekli tedbirlerin alınmasından, Yangına karşı, yangın söndürme cihazlarının yangın talimatı çerçevesinde daimi çalışır durumda bulundurulmasından, Arşivin her bölümünde uygun yerlerde higrometre bulundurmak suretiyle, rutubetin % 50-60 arasında tutulmasından, Fazla rutubeti önlemek için, rutubet emici cihaz veya kimyevi maddelerin kullanılmasından, Yılda en az bir defa mikroorganizmalara karşı koruyucu tedbir olarak arşiv depolarının dezenfekte Edilmesinden, Işık ve havalandırma tertibatının elverişli bir şekilde düzenlenmesinden,Isısının mümkün olduğu kadar sabit (kağıt malzeme için 12-15 derece arasında) tutulmasından, sorumludurlar.
Birim ve Kurum Arşivleri :
Madde 5 - Sağlık Bakanlığı, belirli bir süre saklayacağı arşivlik malzeme için “Birim Arşivleri”, daha uzun bir süre saklayacakları arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme için “Kurum Arşivleri” kurar. Ayrıca arşivlik malzeme, birim arşivlerinde 1-5 yıl süre ile; arşiv malzemesi ise, kurum arşivlerinde 10-14 yıl süre ile saklanır.
Arşiv Malzemesinin Gizliliği :
Madde 6- Kurum ve Birim Arşivlerinde bulunan ve cari olduğu dönemde gizli kabul edilmiş arşiv malzemesi, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilinceye kadar gizli kalır. Ancak birimlerin görüşü alındıktan sonra gizliliği kaldırılabilir.
Arşivlerden Yararlanma :
Madde 7- Arşiv malzemesinin aslı hiç bir sebep ve suretle, arşivlerden veya bulundukları yerlerden dışarıya verilemez.
Ancak Devlete, gerçek ve tüzel kişilere ait bir hizmetin görülmesi, bir hakkın korunması ve ispatı gerektiğinde, usulüne göre örnekler verilebilir. Yahut mahkemelerce tayin edilecek bilirkişiler veya ilgili dairelerince görevlendirilecek yetkililerce yerinde incelenebilir. Yararlanma Usul Ve Esasları :
Madde 8- Kurum ve Birim Arşivlerinde bulunan araştırmaya açık arşiv malzemelerinden yerli ve yabancı hakiki ve hükmi şahısların yararlanması, yükümlülükleri, arşiv malzemesi örneklerinin verilmesi hususunda Bakanlar Kurulu’nca tespit edilen hükümler uygulanır.
ÜÇÜNCÜ KISIM
Birim Arşivi İşlemleri :
Birim Arşivine Verilecek Malzemenin Ayırımı ve Hazırlanması :
Madde 9- Her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait arşivlik malzeme, birimlerince gözden geçirilir. İşlemi tamamlananlar, işlemi devam edenler ve işlemi tamamlanmış olmasına karşılık elde bulundurulması gerekli olanlar şeklinde bir ayırıma tabi tutulur.
Ayırım işlemlerini müteakip, arşive devredilecek malzeme, ilgili birimlerde işin ve malzemenin özelliklerine göre;
Birimi:
İşlem yılı (teşekkül ettiği yıl) Konu ve işlem itibariyle aidiyeti, Aidiyet içerisindeki tarih (Aidiyet içerisindeki kronolojik sıralama, küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Ekler için de, aynı usul uygulanır.) ve sıra numarası, esas alınmak suretiyle hazırlanır.
Ancak, sicil dosyaları Kurum sicil numarası (veya emekli sicil numarası esas alınarak yerleştirme yapılır.
İçerisinde tamamen veya kısmen gizlilik derecesi taşıyan kamu evrakının bulunduğu dosya gömleğinin, sağ üst köşesine kırmızı ıstampa mürekkebi ile “Gizli” damgası vurulur. Gizlilik dereceli malzeme, arşivde tasnif ve yerleştirme sırasında normal malzeme gibi işleme tabi tutulur.
Gizlilik dereceli kamu evrakı, ait olduğu dairesinde gizliliği kaldırılmadıkça, bu hüviyetini muhafaza eder.
Gizliliği kaldırılan malzemeye, “Gizliliği Kaldırıldı” damgası vurularak, gizlilik damgası iptal edilir.
Uygunluk Kontrolü :
Madde 10- Ayırım sonucu, işlemi tamamlanmış ve birim arşivine devredilecek malzeme, uygunluk kontrolünden geçirilir. Bu kontrolde;
Arşive devredilecek malzemenin işlem yılı itibariyle, aidiyetine göre kaydına mahsus “Kayıt Defteri” veya “Föyleri“ gözden geçirilerek, sıra numaralarında atlama, tekerrür veya eksiklik olup olmadığına, Bir aidiyet içerisinde, aynı mahiyette birden fazla malzeme birimi varsa, kayıt defteri veya föylerdeki kayıtların düzeltilmek suretiyle birleştirilip birleştirilmediğine, Dosya içerisinde bulunan evrakın, gerektiği biçimde dosyalanıp dosyalanmadığına, Klasörler ve dosyalar üzerine, devirden önce klasör ve dosyalara verilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına, Ciltli olarak saklanması düşünülmüş olanların, ciltlenip ciltlenmediğine, Zarflanması gerekenlerin, zarflanıp zarflanmadığına, Defterlerle, ciltlenmiş veya zarflanmış olanların üzerine, devirden önce verilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına, İşlem yılı esasına göre düzenlenen kayıt defterlerinin veya bu maksatla kullanılan föy ciltlerinin kapaklarının etiketlenip etiketlenmediğine, Sayfalarının ve eklerinin yırtık, kopuk veya eksik olup olmadığına bakılır eksikler varsa tamamlanır.
Uygunluk kontrolü, ilgili birim personeli ile birim arşivi yetkili personelince müştereken yapılır.
Malzemenin Birim Arşivine Devri :
Madde 11 - İlgili birimlerce, her türlü işlemi tamamlanmış ve uygunluk kontrolü yapılarak eksiklikleri giderilmiş arşivlik malzeme, müteakip takvim yılının ilk üç ayı içerisinde arşive devredilir. Malzemenin belirtilen süre içerisinde devrinde, belirli bir sıra uygulanır. Bu sıranın tespitinde, birim arşivince ilgili üniteler arasında mutabakat sağlanır.
Teslim işlemleri ise, birim arşiv personeli tarafından yerine getirilir. Arşivlik malzeme, birim arşivine, uygunluk kontrolü yapılmış olan kayıt defterleri veya föyleri ile yapılır.
Birim Arşivine Devredilmesi Gerekmeyen Malzeme:
Madde 12 - Resmi Gazete, kitap, broşür ve benzerleri, ilgili birimlerinde muhafaza edilir.
Malzemenin Birim Arşivinde Tasnifi ve Yerleştirilmesi :
Madde 13- Arşiv ve arşivlik malzeme birim arşivlerinde işlem gördüğü tarihlerdeki asli düzenleri bozulmadan saklanır. Bekleme süresini müteakip kurum arşivine aynı düzende teslim edilir.
Taşra, ve bağlı kuruluş arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemlerinden sonra, arşivdeki malzemenin tasnif ve yerleştirilmesi 22. madde hükümlerine göre yapılır.
Malzemenin Birim Arşivinde Saklanma Süresi :
Madde 14- Birimler elinde bulunan arşivlik malzemenin, birim arşivlerinde bekletilme ve saklanma süreleri 1-5 yıldır.
Birim Arşivinden Yararlanma :
Madde 15- Birimlerce, gerektiğinde, görülmek ve incelenmek üzere, ancak dışarıya çıkarılmamak kaydıyla, birim arşivinden dosya alınabilir.
Birim arşivinden alınan dosya inceleme sonunda geri verilir.
Birim Arşivinde Ayıklama ve İmha :
Bakanlık :
Madde 16 - Birim arşivlerinde ayıklama ve imha işlemi yapılmaz. Ayıklama ve imha işlemleri kurum arşivinde yapılır. Ancak, Bakanlığın taşra ve bağlı kuruluşlarında (Hudut ve Sahiller Sağlık Genel Müdürlüğü ve Refik Saydam Hıfzıssıhha Merkezi Başkanlığı) ayıklama ve imha işlemleri, bu Yönetmeliğin 20. maddesi hükümleri çerçevesinde yapılır.
Kurum Arşivine Devredilecek Malzemenin Ayrılması : Madde 17 - Birim arşivinde saklama süresini tamamlayan arşivlik malzeme, “Kurum Arşivine Devredilecek” olanlar şeklinde ayrılır.
Kurum Arşivine Devretme :
Madde 18 - Birim arşivinde bekleme süresini tamamlayan arşivlik malzeme, kayıt defterleri veya föyler ile kurum arşivine devredilir.
Kurum Arşivi İşlemleri :
Uygunluk Kontrolü :
Madde 19 - Kurum arşivine devredilecek arşivlik malzeme, uygunluk kontrolünden geçirilir. Eksiklikleri varsa 10. maddede gösterilen biçimde tamamlanır.
Kurum Arşivinde Ayıklama ve İmha :
Madde 20- Kurum arşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri, bu Yönetmeliğin dört ve beşinci kısmındaki hükümlere göre yapılır. 22. maddede açıklandığı üzere, kurum arşivinde yapılacak kesin tasnif, dosya ve kutu gruplarının hazırlanması, kurum arşivlerindeki muhafazasına lüzum görülmeyen ve ayıklama işlemine tabi tutulacak evrak ve malzemenin ayrılmasından sonra yapılır.
Damgalama :
Madde 21 - Ayıklama ve imha işlemini müteakip, kurum arşivine devredilen malzeme, siyah ıstampa mürekkebi ve lastik damga kullanılmak kaydıyla “Kurum Arşivi” damgası ile damgalanır. Damga, evrakların, ön yüz sol üst köşesine, defterlerin ise, iç kapağının ön yüz sol üst köşesine ve defterlerdeki belgelerin aynı şekilde sol üst köşesine basılır. Bunlar dışında kalan diğer tür arşiv malzemesine ise, yapıştırıcı etiket üzerine basılmış damga tatbik edilir.
Malzemenin Kurum Arşivinde Tasnifi ve Yerleştirilmesi :
Arşiv Malzemesi :
Madde 22- İşlem gördüğü tarihte meydana gelen teşekkül ve münasebet biçimlerine uymak suretiyle düzenleme esasına dayanan organik metotla (Provenance Sistemi) tasnif edilir.
Tasnif işlemleri, şu sırayı takip eder:
Önce her daire ve alt birimlere ait evrak, tek tek elden geçirilerek ayırma işlemi yapılır. Birimlerin evrakı, işlem gördükleri tarihlerdeki teşekkül ve münasebet biçimlerine uygun şekilde bir araya getirilir.
Ayırma işlemi, kurumun genel idari yapı şeması tespit edildikten sonra yapılır. Kesin tasnif, muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin, ayıklama ve imhasından sonra yapılır.
b) Teşkilat kodlarının tespiti, uygulanması veya yeni kurulan daire ve alt birimler için kod ihdası Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile koordineli olarak yapılır.
Kodlama Esasları:
Kurum Kodu: Bakanlık ve bağlı kuruluşlar, (Hudut ve Sahiller Sağlık Genel Müdürlüğü, Refik Saydam Hıfzıssıha Merkezi Başkanlığı) Birim Kodu: Genel Müdürlük veya müstakil Daire Başkanlığı
Alt birim kodu: Daire Başkanlığı veya Şube Müdürlüğü
Hizmet türü kodu: Dosya tasnif numarası almamış belgelerden, hizmetlerde farklılık varsa bu hizmetler kodlanacaktır. Dosya numaraları ise aynen kullanılacaktır.
Evraka ekli olan harita, plan proje ve benzerleri asıl evrak ve vesaikten ayrılmaz. Bu tür ekler asıl evrak ve vesaik ile birlikte alınır.
Birden fazla yaprak ve sayfadan ibaret olan evrakın, dağılmasına mani olmak, yerlerinin kaybolmasını önlemek ve aidiyetlerini sağlamak, dolayısıyla kullanılmalarını kolaylaştırmak için yaprak ve sayfalar numaralandırılır. Her dosyada, evraklar ‘1’ den başlamak üzere sıra numarası alır. Evrakın ekleri, kendi içerisinde sayıldıktan sonra, asıl evrakın ön yüzünün sol alt köşesine, adet olarak kurşun kalemle yazılır.
Daha sonra birimleri tespit edilmiş evrak ve vesaik, kendi içerisinde “gün,ay ve yıl” sırasına göre, kronolojik sıraya konur. Bu işlem yapılırken, aşağıdaki hususlar göz önüne alınır.
Kronolojik sıralama işlemi, küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Birden fazla eki bulunan evrak ve vesaikin, kronolojik sıralamasında da aynı usul uygulanır.
Üzerinde yalnızca “ay”ı olup, günü belli olmayan evraklar, sıralamada, evrakın sayısı gibi ip ucu olacak bir unsura sahip değilse, bunlar bulundukları ayın en sonuna, toplu olarak konulur.
Eski harfli belgelerdeki Hicri ve Rumi tarihler, Miladi tarihe çevrilerek alınır.
Bazı eski harfli evrak ve vesaikde, tarihler, “ay” olarak üç parçaya bölünerek, “Evail”, “Evasıt” ve “Evahir” tabirleri ile kullanıldığından; “Evail” yazılı olanlar, ait oldukları ayın 10. gününden sonraya, “Evasıt” yazılı olanlar, ait oldukları ayın 20. gününden sonraya, “Evahir” yazılı olanlar ise, ait oldukları ayın 30. gününden sonraya konulur.
Üzerinde gün ve ay olmayıp, sadece yıl yazılı olanlar, ait oldukları yılın en sonuna konulur.
Üzerinde yazılı bir tarih olmadığı halde, tahmini tarihlemesi yapılan evraklar da, ait oldukları yılın, ayı ve günü belli olmayan evrakları arasına konulur. Tahmini tarihleme kaydı, köşeli parantez içerisinde gösterilir.
Ayırma neticesinde, arşiv malzemesinin ait olduğu Daire Başkanlığına kadar, daha önceden belirlenmiş kodlarını ihtiva eden lastikten yapılmış “Arşiv Yer Damgası” (Ek-1) evrakın ön yüz alt bölümüne siyah ıstampa mürekkebi kullanılmak suretiyle basılır. Arşiv yer damgasında “Alt Birim Kodu”na kadar olan kısımlar değişmeyeceğinden, bunların belirlenmiş kodları, lastik damganın yapılması sırasında damgada yer alır. Aynı damganın “Kutu veya Klasör Numarası”, “Dosya Numarası” ve “Evrak Sıra Numarası” bölümleri ise kurşun kalemle doldurulur. “Kutu Numarası” bölümünde, evrak ve vesaikin dosyalar içerisinde konacağı kutuya verilecek müteselsil numara yazılır.
“Dosya Numarası” bölümüne, bir kutuda yer alacak dosyalara verilecek müteselsil numara yazılır,
“Evrak Sıra Numarası” bölümüne ise, her bir dosyaya yerleştirilecek evraklara verilecek sıra numarası yazılır,
Her bir dosya içerisinde yer alacak evraklar 1’den başlamak üzere sıra numarası alır. “Arşiv Yer Damgası” aidiyet ve bütünlüğü sağlaması bakımından evrakın eklerine de basılır.
Kodlamada, “Kutu Numarası”, “Dosya Numarası” ve “ Evrak Sıra Numarası” bölümleri, kurşun kalemle doldurulur. Boyalı, sabit, tükenmez veya mürekkepli kalemle evrak üzerine yazı yazılmaz.
Her bir dosya gömleği içerisine, o dosyada yer alacak evrakın dökümünü verecek, bir “Dosya Muhteviyatı Döküm Formu” ( EK:2) konacaktır.
İstenen belgelere süratli bir şekilde ulaşmayı sağlamak için, belgelerin dosyalar içerisinde yerleştirileceği kutuların (veya klasörlerin), sırtlarında bulunan etiketler üzerine yukarıda belirtilen kodlamanın, “Evrak Sıra Numarası” hanesine kadar olan bilgiler kaydedilir. Bu etiketlerde (EK:3), “Doya Numarası” hanesine, bir kutuda yer alacak dosyaların ilk ve son numaraları ile, “İşlem Yılı” yazılır. Aynı şekilde dosya gömleklerinin ön yüzlerine de, kodlamanın “Dosya Sıra Numarası” dahil “İşlem Yılı” kaydedilir.
Ayrıca, hizmetlerin hususiyeti ve aidiyeti itibari ile kendi arasında müteselsil numara almış olan evrak ve vesaik için, kutu etiketleri ile dosya gömleklerinin ön yüzlerinde, “İşlem Yılı” hanesinin altına, dosya ve dolayısıyla kutu içerisinde yer almış olan bu tür evrak ve vesaikin almış olduğu müteselsil numaranın başlangıç ve bitiş numaraları, aramada bir kolaylık unsuru olması bakımından kaydedilir. Bunun için, “İşlem Yılı” hanesinin altında bu numaraların yer alacağı bir boş kısım bırakılır.
Kutu ve dosyalara verilecek sıra numaraları, dosyalama sistemleri devam ettiği sürece müteselsil olarak devam ettirilir.
Bu tasnif sisteminde, ayırma ve tarihleme işlemi tamamlanan evrakın, envanteri hazırlanır. Bunun için her evrakın veya ekleri ile birlikte evrakın bütünlüğünün, mahiyeti hakkında özeti çıkarılıp fişlenir.
Bütün bu işlemler, daha sonra kataloglara geçirilir.
Tasnifi tamamlanmış olan evrak, standart dosya gömlekleri içerisinde kutulara (EK:4) (veya klasörlere) konmuş olarak, gerekli şartları haiz arşiv depolarında ve madeni raflarda, tasnif planına uygun olarak, bir yerleştirme planı dahilinde yerleştirilir.
Bu yerleştirmede, raflarda çift taraflı ranzalar da dahil soldan sağa, gözlerde ise yukarıdan aşağıya doğru teselsül eden sıra dahilinde hareket edilir. Yerleştirme işlemi, arşiv deposuna girildiğinde, sol taraftaki ilk rafın sol üst köşesinden başlamak üzere yapılır. Bu işlem, her raf grubu için tekrarlanır.
Arşiv deposunun yerleşim şeması çıkarılır ve depo girişinin uygun bir yerine asılır.
Bu tasnif sistemi, yalnızca klasik tip arşiv belgesi denilen evrak için söz konusudur. Değişik tür ve çeşitteki malzeme ise ( film, fotoğraf, plak, ses ve görüntü bandı, vb.) Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün belirleyeceği Yönetmelik ve talimatlar doğrultusunda yapılır.
Malzemenin Kurum Arşivinde Saklanma Süresi:
Madde 23- Elinde bulunan arşiv malzemesinin, kurum arşivlerinde bekletilme ve saklanma süreleri, birim arşivlerindeki saklanma sürelerine göre 10-14 yıl arasındadır.
Malzemenin Envanterlerinin Çıkarılması, Kataloglarının Hazırlanması :
Madde 24- Kurum arşivindeki arşivlik malzemenin veya arşiv malzemesinin kullanılmasını kolaylaştırmak ve üzerinde tasarrufta bulunabilmek için envanteri çıkarılır, katalogları hazırlanır.
Kurum Arşivinden Yararlanma :
Madde 25- Kurum arşivinden yararlanmada, bu Yönetmeliğin 8 ve 15. madde hükümleri saklıdır.
Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne Devredilecek Malzemenin Ayrılması ve Teslimi:
Madde 26- Kurum Arşivi ile taşra, bölge ve yurt dışı arşivlerinde saklama süresini tamamlayan arşiv malzemesi “Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne Devredilecekler şeklinde ayrılarak, hazırlanacak “Arşiv Malzemesi Devir Teslim ve Envanter Formu” (Ek-5), varsa kayıt defterleri ile birlikte en geç bir yıl içinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilir.
Elektronik, ortamlarda kayıtlı arşiv malzemesinin devir işlemlerinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından belirlenecek formatlara riayet edilir.
Arşiv malzemesinden hangilerinin Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünce teslim alınıp, hangilerinin geçici veya sürekli olarak Bakanlığın elinde kalacağı, Bakanlığın görüşü alındıktan sonra Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünce kararlaştırılır. Kurum arşivlerinde kalan arşiv malzemesi 4. maddesi hükümlerine tabidir.
Arşiv Malzemesi Devir- Teslim ve Envanter Formunun Düzenlenmesi :
Madde 27 - Aynı tür arşiv malzemesi, aynı form’a kaydedilir. Değişik türde arşiv malzemesi bulunması halinde her biri için ayrı form düzenlenir.
Form üzerindeki, teslim edilen arşiv malzemesinin;
“Birimi” bölümüne, arşiv malzemesini devreden birimin adı,
“Türü” bölümüne, dosya, defter, form, plan, program, model, fotoğraf, resim, film, plak, görüntü bandı, ses bandı, damga vb. olduğu,
”İşlem Yılı” bölümüne, arşiv malzemesinin teşekkül ettiği yıl,
“Teşkilat Kodu” bölümüne, her dik dörtgen içine sırayla kurum, birim, alt birim ve hizmet kodları yanındaki “Kutu” ve “Dosya” bölümüne de, kutu ve dosya numarası,
“Envanter Sıra Numarası” bölümüne, ekleri dışında, evraka teslim dönemi ile ilgili olarak envanter dökümünde verilen müteselsil sıra numarası, “İşlem Tarihi” bölümüne, gün,ay,yıl olarak aldığı tarih,
“Sayı” bölümüne, evraka verilen sayı,
“Gizlilik Derecesi“ bölümüne, evrakın gizli olup olmadığı, gizli evrak “(G)” harfi kısaltılması ile gösterilir.
“Konusu“ bölümüne , o evrakın konusu ifade edecek kısa açıklama,
“Adedi” bölümüne, dosyalar için toplam yazı sayısı, defterler için toplam sayfa sayısı, diğer tür belgeler için de toplam adet,
“Açıklama” bölümüne,yıpranma, eksiklik ve benzeri gibi, devredilecek arşiv malzemesi ile ilgili olarak yapılması gerekli açıklamalar,
“Evrak sıra numarası“ bölümüne, evrakın dosya içindeki sıra numarası, yazılır.
Arşiv Hizmetleri Hakkında Mevzuat
- Arşiv Yönetmeliği Birinci Kısım
- SAĞLIK BAKANLIĞI ARŞİV YÖNETMELİĞİ